Czysta księgowość

Każde biuro rachunkowe - niezależnie od formy prawnej czy wielkości - posiada status instytucji obowiązanej i musi wdrożyć procedury przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Poniżej znajdziesz kompletny, praktyczny przewodnik po obowiązkach AML na 2026 rok - gotowy do wdrożenia i codziennego stosowania.

Kto podlega pod ustawę AML?

Biuro rachunkowe, którego główną działalnością są np. prowadzenie ksiąg podatkowych, sporządzanie deklaracji podatkowych, porady podatkowe czy usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych, automatycznie staje się instytucją obowiązaną na gruncie ustawy AML.

Wskazówka:
Obowiązki dotyczą również najmniejszych podmiotów, takich jak jednoosobowe działalności gospodarcze!

Jeśli obsługujesz klientów w zakresie spraw podatkowych lub rachunkowych - dotyczą Cię wymogi AML.

Organem nadzorczym dla biur rachunkowych jest Minister Finansów (działający przez GIIF).

Obowiązki AML w praktyce - checklista do wdrożenia

1. Wyznacz odpowiedzialnych:

• Osoba odpowiedzialna za AML/AMLRO (może być właściciel lub główna księgowa, ale musi być pisemne zarządzenie)

• Osoba za zgodność compliance (w małych biurach funkcje mogą się łączyć)

2. Zrób ocenę ryzyka dla KAŻDEGO klienta:

• Branża działalności (wysokie ryzyko: gotówka, kryptowaluty)

• Lokalizacja geograficzna

• Rodzaje świadczonych usług

• Czy klient jest, bądź czyjegoś beneficjentem rzeczywistym, tzw. PEP

• Weryfikacja danych w CRBR

3. Oceniaj ryzyko instytucji:

• Aktualizacja min. co 2 lata - dokument opisujący ryzyka na poziomie biura: typy klientów, branże, płatności.

4. Stosuj odpowiednie środki bezpieczeństwa finansowego (ŚBF):

• Uproszczone - tylko dla bardzo niskiego ryzyka (np. klient z sektora finansów publicznych)

• Standardowe - w każdej codziennej relacji biznesowej

• Wzmożone - przy wysokim ryzyku (np. PEP, niejasna struktura właścicielska, duża liczba transakcji gotówkowych)

5. Weryfikuj beneficjentów rzeczywistych i status PEP:

• Zawsze sprawdzaj CRBR, dokumentuj, zgłaszaj rozbieżności do MF.

• W razie powiązania z PEP - wymagana zgoda kierownictwa i dodatkowa kontrola źródła majątku.

• Szczegółowo analizuj dokumenty firmowe i umowy (szczegółowa analiza dokumentów i umów).

6. Stwórz własną procedurę AML:

• Musi być napisana pod Twoje biuro, nie może być kopią z internetu!

• Opisuje: ocenę ryzyka, stosowanie ŚBF, obieg dokumentów, zgłaszanie naruszeń, kontrolę i szkolenia.

Typowe błędy i zagrożenia

🟥 Uwaga! Typowe powody kar GIIF: - Brak procedury AML lub użycie ogólnego szablonu - Brak dokumentu oceny ryzyka instytucji - Nieprzypisanie formalnie osoby odpowiedzialnej za AML - Brak bieżącej weryfikacji PEP/CRBR - Brak szkoleń (lub brak ich udokumentowania) - Błędy w przechowywaniu dokumentów

Przykłady z życia (konkretna praktyka biura!)

• Nowa spółka z udziałowcem spoza UE:
  Klient zakłada spółkę z o.o., udziałowiec - podmiot z kraju objętego wysokim ryzykiem.
  Efekt: kwalifikacja do grupy wysokiego ryzyka, wymagane wzmożone ŚBF, dokładna analiza pochodzenia środków finansowych.

• Klient powiązany z PEP:
  Prezes spółki to mąż wiceminister.
  Biuro: musi sklasyfikować go jako członka rodziny PEP, uzyskać zgodę kierownictwa, objąć klienta monitoringiem.

• Codzienność: podejrzenie „smurfingu”:
  Klient regularnie otrzymuje dziesiątki przelewów tuż poniżej 15 tys. EUR od różnych podmiotów.
  Księgowa sygnalizuje temat AMLRO, biuro składa zawiadomienie do GIIF.
  (Więcej o takich sytuacjach: analiza nietypowych zdarzeń gospodarczych)

Jak się przygotować do kontroli?

Procedury, dokumentacja i szkolenia - praktyczny poradnik

Co musisz zapewnić? - Wewnętrzna procedura AML (dostosowana, podpisana przez kierownictwo) - Udokumentowane szkolenia (przed rozpoczęciem pracy + regularnie, lista obecności, certyfikaty) - Przechowywanie dokumentów AML (kopie dowodów, oceny ryzyka, szkolenia) min. 5 lat - Zgłaszanie rozbieżności CRBR do MF

(Więcej o przygotowaniu do kontroli: przygotowanie do kontroli podatkowych i ZUS)

Zgłoszenia do GIIF i zakazy informowania

Zgłaszasz do GIIF, gdy: - Podejrzenie prania pieniędzy/finansowania terroryzmu - Podejrzenie konkretnej transakcji - Podejrzenie majątku pochodzącego z przestępstwa skarbowego

Zakaz „tipping-off”! - Nie wolno poinformować klienta, że doszło do zgłoszenia lub prowadzisz analizę AML. - Złamanie tego zakazu to przestępstwo (do 5 lat więzienia).

Przypadki podejrzane mogą skutkować nie tylko zgłoszeniem do GIIF, ale też kontrolą skarbową.

Q&A – Twoje najczęstsze pytania

Czy biura jednoosobowe muszą mieć własną procedurę AML?
Tak. To obowiązek wszystkich biur rachunkowych, niezależnie od formy prowadzenia działalności.

Jak długo przechowywać dokumentację AML?
Przez 5 lat od zakończenia współpracy lub zrealizowania transakcji okazjonalnej.

Kiedy muszę przeprowadzić szkolenia?
Przed samodzielną pracą nowego pracownika oraz cyklicznie dla wszystkich. Bez dowodu przeprowadzenia szkolenia grozi kara.

Co grozi za błędne lub niedostosowane procedury?
Kara administracyjna nawet do 1 mln euro lub dwukrotność uzyskanej korzyści.

Najczęstsze błędy do wyeliminowania: - Brak własnej procedury lub jej podpisania przez kierownictwo - Dokonanie tylko formalnej, nie merytorycznej oceny ryzyka - Spóźnione/lub powierzchowne szkolenia - Brak bieżącej aktualizacji dokumentów - Niezbiorcze przechowywanie dokumentów (trudności przy kontroli GIIF)

Szybkie podsumowanie i rekomendacje

System AML wymaga od biur rachunkowych: - wyznaczenia odpowiedzialnych, - stosowania procedur (swoich, żywych, nie z internetu), - stałych szkoleń, przechowywania dokumentacji, - aktywnej oceny ryzyka przy każdej współpracy, - monitorowania zmian w przepisach (od 2027 regulacje UE pozmieniają kilka obowiązków).

Pamiętaj - najlepszą ochroną przed karą jest dobra organizacja i codzienne praktyczne wdrożenie tych zasad.

Jeśli chcesz uprościć ocenę ryzyka AML, automatycznie gromadzić dokumenty i mieć bieżący podgląd zgodności z przepisami - sprawdź, jak Księgoboty mogą pomóc w Twoim biurze. Narzędzie przetestujesz przez 14 dni za darmo - bez zobowiązań, rejestracja na ksiegoboty.pl