Jak automatycznie odpowiadać na e-maile z Księgobotami

Wtyczka Księgoboty do Chrome i Thunderbirda - odpowiadaj na maile klientów z pomocą AI

Odpowiadanie na maile klientów biura rachunkowego pochłania godziny dziennie. Pytania o terminy deklaracji, składki ZUS, stawki VAT - każde wymaga sprawdzenia przepisów i napisania profesjonalnej odpowiedzi. Wtyczka Księgoboty.pl do przeglądarki robi to za Ciebie, bezpośrednio w Gmailu.

Czym jest wtyczka Księgoboty?

Księgoboty.pl to rozszerzenie do przeglądarki Chrome (oraz klienta poczty Thunderbird), które dodaje do skrzynki e-mail przycisk „Odpowiedz z Księgoboty". Po kliknięciu - zespół wirtualnych księgowych analizuje treść maila od klienta i generuje gotową odpowiedź, którą wystarczy wysłać.

Dostępne są dwa tryby odpowiedzi:

• Szybka odpowiedź (~kilkanaście sekund) — do maili operacyjnych: potwierdzenia, przypomnienia, ustalenia terminów, prośby o dokumenty.

  Analiza z przepisami (2–5 minut) — do maili merytorycznych: stawki VAT, składki ZUS, terminy ustawowe, interpretacje, podstawy prawne. Odpowiedź przechodzi przez kilku wirtualnych księgowych wyspecjalizowanych w VAT, ZUS, PIT, CIT i KSeF i jest weryfikowana pod kątem zgodności z aktualnym stanem prawnym.

  
  

Jak zainstalować wtyczkę - krok po kroku

Poniższa instrukcja dotyczy przeglądarki Chrome (Gmail). Instrukcję instalacji w Thunderbirdzie znajdziesz niżej.

Krok 1: Zainstaluj rozszerzenie

Wejdź na stronę Księgoboty.pl w Chrome Web Store i kliknij „Dodaj do Chrome". Rozszerzenie pojawi się na liście zainstalowanych wtyczek w przeglądarce.

Krok 2: Zaloguj się

Po instalacji kliknij ikonę wtyczki na pasku przeglądarki.

Pojawi się okno logowania - wpisz e-mail i hasło do konta Księgoboty.pl. Potrzebujesz aktywnego konta na ksiegoboty.pl.

Krok 3: Otwórz maila od klienta

Przejdź do Gmaila i otwórz wiadomość, na którą chcesz odpowiedzieć. W prawym górnym rogu maila zobaczysz nowy przycisk: „Odpowiedz z Księgoboty".

Krok 4: Wybierz tryb odpowiedzi

Po kliknięciu przycisku otworzy się panel Księgoboty z treścią wiadomości. Można:

• Wpisać dodatkowy kontekst — np. „Przypomnij, że musi wysłać do mnie dokumenty 5 dni wcześniej!"

• Wybrać ton odpowiedzi (np. uprzejmy)

• Zdecydować, czy wybrać szybką odpowiedź czy pełną analizę z przepisami

Który tryb wybrać?

Szybka odpowiedź jest do maili operacyjnych - tam, gdzie chodzi o organizację kontaktu, a nie o przepisy:

• potwierdzenie otrzymania dokumentów,

• przypomnienie o terminie wysyłki,

• prośba o uzupełnienie brakującej informacji,

• ustalenie spotkania,

• krótka informacja o statusie sprawy.

  
  

Analiza z przepisami to właściwy tryb zawsze wtedy, gdy odpowiedź dla klienta ma zawierać konkret merytoryczny - stawkę VAT, wysokość składki ZUS, limit, próg, datę wejścia w życie zmiany, powołanie na artykuł, interpretację. Tylko ten tryb weryfikuje aktualne brzmienie przepisów na bieżąco — szybka odpowiedź jest zoptymalizowana pod tempo komunikacji, nie pod kontrolę zgodności z ustawą.

Zasada kciuka: jeśli w odpowiedzi do klienta ma się pojawić liczba z ustawy, procent albo numer artykułu - wybierz analizę z przepisami. Nawet jeśli pytanie wygląda banalnie.

Kliknij „Wygeneruj odpowiedź".

Krok 5: Poczekaj na gotową odpowiedź

Odpowiedź generuje się w tle - możesz spokojnie pracować dalej. Kiedy będzie gotowa, przycisk przy mailu zmieni kolor na zielony: „Odpowiedź gotowa - kliknij".

Krok 6: Wyślij

Kliknij zielony przycisk, a wygenerowana odpowiedź wklei się w treść maila. Przejrzyj, ewentualnie dostosuj i wyślij.

Instalacja w Thunderbirdzie

Jeśli korzystasz z klienta poczty Thunderbird, wtyczka Księgoboty jest również dostępna - instalacja wymaga pobrania pliku dodatku.

Krok 1: Pobierz dodatek

Wejdź na stronę Księgoboty w Thunderbird Add-ons i pobierz plik dodatku.

Krok 2: Zainstaluj z pliku

W Thunderbirdzie otwórz Dodatki i motywy (ikona zębatki na dole panelu bocznego).

Kliknij ikonę zębatki obok „Zarządzanie rozszerzeniami"

i wybierz „Zainstaluj dodatek z pliku…". Wskaż pobrany plik i potwierdź instalację klikając „Dodaj".

Krok 3: Zaloguj się i korzystaj

Po instalacji zaloguj się kontem Księgoboty.pl - dalsze działanie (przycisk przy mailu, wybór trybu odpowiedzi, generowanie) działa tak samo jak w Chrome.

Dla kogo jest wtyczka?

Wtyczka Księgoboty jest stworzona dla biur rachunkowych i księgowych, którzy codziennie odpowiadają na dziesiątki maili od klientów. Zamiast za każdym razem szukać aktualnych przepisów - wystarczy kliknąć jeden przycisk.

Każda odpowiedź w trybie „Analiza z przepisami" jest weryfikowana przez wyspecjalizowanych agentów AI: eksperta podatkowego, eksperta ZUS, specjalistę KSeF i strażnika jakości, który ocenia poprawność merytoryczną przed wygenerowaniem finalnej treści.

Zainstaluj wtyczkę

👉 Pobierz wtyczkę Księgoboty dla Chrome 👉 Pobierz wtyczkę Księgoboty dla Thunderbirda 👉 Odwiedź ksiegoboty.pl, aby założyć konto

Księgoboty.pl - AI dla księgowych. Odpowiadaj na maile klientów szybciej, z podstawą prawną i bez stresu.