Złożenie sprawozdań do KRS

Sprawozdanie zatwierdzone, uchwały podjęte. I co teraz? Wielu przedsiębiorców zakłada, że najtrudniejsza część jest już za nimi. Tymczasem sam akt złożenia dokumentów do KRS - technicznie i formalnie - potrafi zaskoczyć. Ten artykuł dotyczy wyłącznie tej jednej rzeczy: co trafia do KRS, w jakiej formie, kto to robi i co się dzieje, gdy pojawi się błąd.

Co dokładnie składasz do KRS - komplet dokumentów

Złożenie sprawozdania do KRS to nie jeden plik. To paczka dokumentów, która musi być kompletna. Brak choćby jednego elementu oznacza, że sąd rejestrowy wezwie do uzupełnienia - a termin 15 dni od zatwierdzenia biegnie bez żadnej taryfy ulgowej (art. 69 ustawy o rachunkowości).

Co wchodzi w skład kompletu?

Uchwała o absolutorium dotyczy spółek kapitałowych - nie jest wymagana w spółkach osobowych.

Przykład:
Spółka ABC Sp. z o.o. zatwierdza sprawozdanie 30 czerwca 2026. Biuro rachunkowe przygotowuje komplet i… zauważa, że brakuje uchwały o absolutorium - bo wspólnicy skupili się tylko na zatwierdzeniu i podziale zysku. Termin KRS upływa 15 lipca.

Więcej o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego

Format, który system e-KRS rozumie - i ten, którego nie przyjmie

To jest punkt, w którym spada największa liczba zgłoszeń.

Sprawozdanie finansowe = wyłącznie XML
Sprawozdania finansowe muszą być sporządzone i złożone w strukturze logicznej XML zgodnej ze schematem opublikowanym przez Ministerstwo Finansów. Nie ma możliwości złożenia skanu, Worda ani PDF-u jako dokumentu głównego sprawozdania finansowego.

Plik XML generuje oprogramowanie księgowe. Ministerstwo Finansów opublikowało nowe schematy logiczne 25 marca 2026 r., obowiązujące dla sprawozdań sporządzanych za okresy rozpoczynające się od 1 stycznia 2026 r. XML wygenerowany w starszej wersji schematu może zostać odrzucony przez system lub przez sąd rejestrowy - przed wysłaniem zawsze sprawdź aktualną wersję na stronie podatki.gov.pl.

Pozostałe dokumenty = PDF, ale podpisany
Uchwały, sprawozdanie zarządu i dokumenty z badania składa się w formacie PDF. Każdy z nich musi być opatrzony podpisem elektronicznym - kwalifikowanym lub podpisem zaufanym (ePUAP).

Przykład:
Spółka XYZ generuje XML sprawozdania w marcu i zapisuje go lokalnie. W lipcu wysyła ten sam plik do KRS. System zwraca błąd walidacji - schemat XSD był aktualizowany 25 marca 2026, a stary plik nie przechodzi weryfikacji struktury. Biuro rachunkowe musi wygenerować plik ponownie w aktualnej wersji oprogramowania. To kosztuje jeden dzień i nerwów.

Dowiedz się więcej o księgowaniu strat i ich pokryciu z kapitału zapasowego

Kto składa i jak to autoryzuje

Wariant 1 - Zarząd składa samodzielnie

Każdy członek zarządu może zalogować się do systemu e-KRS przez konto w Portalu Rejestrów Sądowych (PRS) - prs.ms.gov.pl - używając podpisu kwalifikowanego lub podpisu zaufanego (profil ePUAP).

Wniosek do KRS składa się jako formularz elektroniczny przez Portal Rejestrów Sądowych. Dokumenty załącza się do formularza jako pliki - XML (sprawozdanie) oraz PDF-y (pozostałe dokumenty).

Wariant 2 - Biuro rachunkowe lub pełnomocnik
Biuro rachunkowe może złożyć dokumenty w imieniu spółki - ale wyłącznie jako pełnomocnik. Do tego potrzebne jest:
Pełnomocnictwo w formie elektronicznej - podpisane przez zarząd spółki podpisem kwalifikowanym lub zaufanym
Opłata skarbowa w wysokości 17 zł - jeśli pełnomocnik jest osobą spoza ścisłej rodziny (biuro rachunkowe zawsze ją uiszcza)
Konto pełnomocnika w PRS - biuro musi mieć własne konto w systemie

Przykład:
Kancelaria rachunkowa Nowak i Wspólnicy obsługuje 30 spółek. W lipcu składa sprawozdania za każdą z nich. Dla każdej spółki posiada odrębne pełnomocnictwo w formie elektronicznej - podpisane przez zarząd danej spółki. Jedno konto w PRS, 30 wniosków. To model, który działa - ale wymaga, żeby każda spółka wcześniej przekazała podpisane pełnomocnictwo.

Portal Rejestrów Sądowych krok po kroku

Wejście na portal: prs.ms.gov.pl

• Zaloguj się kontem (profil zaufany, kwalifikowany podpis lub konto w MS)

• Przejdź do sekcji Wnioski -> Nowy wniosek

• Wybierz opcję “Złożenie dokumentów finansowych” w systemie PRS

• Wpisz numer KRS spółki - system zaciągnie dane rejestrowe

• Załącz pliki: XML sprawozdania finansowego oraz PDF-y uchwał i pozostałych dokumentów

• Podpisz wniosek elektronicznie

• Opłać wniosek (jeśli dotyczy) lub potwierdź brak opłaty

• Wyślij i zapisz UPO - Urzędowe Potwierdzenie Odbioru

Przykład:
Prezes zarządu Pan Tomasz siada do złożenia sprawozdania wieczorem 14 lipca - ostatniego dnia terminu. Loguje się, wypełnia wniosek, załącza pliki. W kroku 6 system żąda podpisu. Jedyny podpis elektroniczny Tomasza - certyfikat kwalifikowany - wygasł miesiąc wcześniej. Odnowienie wymaga wizyty u dostawcy certyfikatu i nie można tego zrobić zdalnie ani w środku nocy. Profil zaufany? Nigdy nie założył - i nie wiedział, że można to zrobić przez bank w kilka minut. Termin mija o północy. Wniosek nie zostaje złożony.

Spółki zwolnione z opłat - kogo dotyczy

Złożenie dokumentów finansowych do KRS drogą elektroniczną przez Portal Rejestrów Sądowych jest bezpłatne - pod warunkiem, że składasz wyłącznie dokumenty finansowe (nie zmianę danych rejestrowych).

Opłata pojawia się, jeśli: - jednocześnie z dokumentami finansowymi składasz wniosek o zmianę danych rejestrowych (np. zmiana adresu, zarządu) - wnosisz pełnomocnictwo (opłata skarbowa 17 zł)

Co się dzieje po złożeniu - weryfikacja i widoczność

Złożenie wniosku przez PRS nie oznacza automatycznego wpisu. System przechodzi przez dwa etapy:

Etap 1 - Weryfikacja formalna (automatyczna)
System sprawdza, czy pliki XML są zgodne ze schematem, czy załączono wymagane dokumenty, czy podpisy są ważne. Ten etap trwa zwykle kilka minut do kilku godzin.

Etap 2 - Weryfikacja przez referendarza sądowego
Referendarz sprawdza kompletność merytoryczną. Może wezwać do uzupełnienia braków. W praktyce czas oczekiwania wynosi od kilku dni do kilku tygodni w zależności od obłożenia sądu rejestrowego.

Po pozytywnym rozpatrzeniu dokumenty finansowe są widoczne w bezpłatnym dostępie w Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF) na stronie rdf-przegladarka.ms.gov.pl.

Przykład:
Spółka DEF Sp. z o.o. składa dokumenty 10 lipca. Dwa tygodnie później biuro rachunkowe sprawdza status w systemie i widzi wezwanie do uzupełnienia - brak podpisu pod uchwałą o absolutorium. Mają 7 dni na uzupełnienie. Uzupełniają. Wniosek zostaje rozpatrzony pozytywnie 5 sierpnia.

Najczęstsze błędy techniczne - lista kontrolna przed wysłaniem

Przed wysłaniem wniosku do KRS sprawdź punkt po punkcie:

• XML sprawozdania wygenerowany w aktualnej wersji schematu (sprawdź datę ostatniej aktualizacji na stronie podatki.gov.pl - aktualny schemat obowiązuje od 25 marca 2026)

• Każdy PDF ma podpis elektroniczny (nie wydruk z podpisem odręcznym zeskanowany do PDF)

• Podpisy należą do osób ujętych jako zarząd w KRS na dzień składania (nie dawnych członków zarządu)

• Pełnomocnictwo jest dołączone, jeśli składa biuro rachunkowe

• Profil zaufany / certyfikat podpisu kwalifikowanego jest ważny

• Numer KRS w formularzu jest prawidłowy

• UPO zostało zapisane po wysłaniu

Konsekwencje niezłożenia lub złożenia z błędem

Sąd rejestrowy ma narzędzia, z których korzysta coraz częściej.

• Postępowanie przymuszające - sąd wzywa spółkę do złożenia dokumentów, wyznaczając termin. Każda z kolejnych grzywien może wynosić do 10 000 zł, zaś łączna suma wszystkich grzywien nałożonych w postępowaniu przymuszającym nie może przekroczyć 1 000 000 zł (art. 24 ustawy o KRS).

• Wykreślenie z KRS - w skrajnych przypadkach, gdy spółka przez lata nie składa żadnych dokumentów i nie reaguje na wezwania, sąd może wszcząć postępowanie o wykreślenie podmiotu.

• Odpowiedzialność osobista zarządu - zarząd odpowiada za obowiązki rejestrowe spółki. Niezłożenie sprawozdania to naruszenie ustawy o rachunkowości i Kodeksu spółek handlowych jednocześnie.

Przykład:
Spółka GHI Sp. z o.o. od trzech lat nie składa sprawozdań. Zarząd był przekonany, że “spółka jest nieaktywna, więc pewnie nic nie trzeba”. Sąd rejestrowy nałożył grzywny na łączną kwotę 20 000 zł. Spółkę uratowało dopiero złożenie zaległych sprawozdań i wniosek o umorzenie postępowania.

Więcej o ryzykach: kontrola skarbowa w 2026 roku

Jeden termin, jedna paczka, zero zgadywania

Złożenie sprawozdania do KRS to czynność techniczna - ale techniczna w każdym calu. Właściwy format pliku, aktualny schemat XML, ważny podpis elektroniczny, komplet uchwał, zachowany termin 15 dni. Każdy z tych elementów może samodzielnie zablokować skuteczne złożenie.

Jeśli korzystasz z biura rachunkowego - zadbaj, żeby miało pełnomocnictwo i kompletne dokumenty najpóźniej dwa dni po zatwierdzeniu sprawozdania. Jeśli składasz samodzielnie - sprawdź podpis elektroniczny zanim sięgniesz po formularz.

System e-KRS nie wybacza braków. Ale działa sprawnie, gdy wiesz co, jak i w jakiej formie.

Masz pytania dotyczące złożenia sprawozdania do KRS lub chcesz sprawdzić, czy Twoja paczka dokumentów jest kompletna? Wypróbuj aplikację Księgoboty przez 14 dni za darmo na ksiegoboty.pl.