import usług od podmiotów zwolnionych z VAT w UE

Kontrahent z UE bez VAT-UE w VIES - czy to nadal import usług?

Faktura bez naliczonego VAT, brak numeru podatnika w systemie VIES, a w opisie adnotacja w rodzaju „Kleinunternehmerregelung gemäß §19 UStG”. Taki dokument od kontrahenta z Niemiec, Francji czy Holandii trafia na biurko i od razu pojawia się pytanie: czy to jeszcze import usług, czy może zwykły wydatek bez konsekwencji w VAT?

Odpowiedź - przynajmniej do 30 września 2026 r. - brzmi jednoznacznie: tak, to nadal import usług. I to ze wszystkimi tego konsekwencjami.

Dlaczego zwolnienie u usługodawcy nie ma znaczenia dla polskiego nabywcy?

Zanim wejdziemy w szczegóły operacyjne, warto precyzyjnie ustawić punkt wyjścia.

Mechanizm reverse charge w imporcie usług opiera się na dwóch filarach: miejscu świadczenia i statusie stron. Miejsce świadczenia usług B2B wyznacza art. 28b ust. 1 ustawy o VAT - jest nim kraj siedziby usługobiorcy, czyli Polska. Podatnikiem z tytułu tej transakcji jest polski nabywca (art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT) - i to on rozlicza VAT należny.

Kluczowe pytanie dotyczy statusu usługodawcy. Na potrzeby reguł miejsca świadczenia ustawa definiuje „podatnika” w art. 28a - to podmiot wykonujący samodzielnie działalność gospodarczą. Podobnie art. 9 ust. 1 Dyrektywy 2006/112/WE definiuje podatnika przez pryzmat samodzielnej działalności gospodarczej - a nie przez pryzmat rejestracji do VAT ani posiadania numeru VAT-UE.

W tym właśnie tkwi sedno: zwolnienie podmiotowe (Kleinunternehmer w Niemczech na podstawie §19 UStG, régime de la franchise en base we Francji, czy analogiczne schematy w każdym innym państwie UE - implementowane na podstawie art. 282-292 dyrektywy) nie pozbawia usługodawcy statusu podatnika. Korzystanie ze zwolnienia oznacza wyłącznie, że podmiot nie nalicza VAT w swoim kraju. Nadal jednak prowadzi działalność gospodarczą i jest podatnikiem w rozumieniu przepisów o miejscu świadczenia. Polskiego nabywcy to zwolnienie nie dotyczy.

Konsekwencja jest prosta: jeżeli zostały spełnione pozostałe przesłanki z art. 17 ust. 1 pkt 4 (usługodawca nie ma w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności), polska firma musi rozpoznać import usług.

Problem dowodowy: jak potwierdzić B2B bez numeru w VIES?

Weryfikacja w systemie VIES to standard przy transakcjach z kontrahentami unijnymi. Podmiot zwolniony z VAT w swoim kraju z reguły nie będzie miał numeru VAT-UE - i dlatego nie znajdziemy go w VIES.

Brak numeru w VIES nie przesądza jednak, że kontrahent jest osobą prywatną. Decyduje faktyczny charakter działalności, a nie rejestracja. Ciężar dowodowy spoczywa na polskim nabywcy, który musi być w stanie wykazać, że transakcja miała charakter B2B.

Dokumentacja, która ten status potwierdza:

• wpis do krajowego rejestru działalności gospodarczej (np. Handelsregister w Niemczech, SIREN/SIRET we Francji, Chamber of Commerce w Holandii),

• oświadczenie kontrahenta, że działa jako przedsiębiorca na potrzeby tej transakcji,

• umowa lub zamówienie zawierające dane firmowe, adres siedziby i krajowy numer identyfikacyjny,

• korespondencja handlowa prowadzona z adresu firmowego,

• faktura zawierająca pełne dane identyfikacyjne działalności.

Brak takiej dokumentacji przy ewentualnej kontroli może skutkować kwestionowaniem prawidłowości rozliczeń.

Jak wygląda faktura od podmiotu zwolnionego z UE i co z niej wyciągamy?

Faktura od kontrahenta korzystającego ze zwolnienia podmiotowego jest wystawiana według przepisów jego kraju. Nie zawiera stawki ani kwoty VAT. Może zawierać adnotację o zwolnieniu (np. „Kleinunternehmerregelung gemäß §19 UStG” lub „TVA non applicable, article 293B du CGI”).

Z perspektywy polskiego nabywcy dokument ten jest wystarczający do rozliczenia importu usług, jeżeli pozwala ustalić:

• strony transakcji (dane identyfikacyjne usługodawcy i nabywcy),

• rodzaj świadczonej usługi,

• datę wykonania lub okres świadczenia,

• kwotę należności i walutę.

Polska ustawa o VAT nie uzależnia rozliczenia importu usług od posiadania faktury spełniającej krajowe wymogi formalne. Obowiązek podatkowy wynika z wykonania usługi (art. 19a ust. 1 ustawy o VAT), a przesłanki reverse charge - z art. 17 ust. 1 pkt 4.

Sprawdź szerszy kontekst rozliczania faktur zagranicznych w VAT - w tym WNT i reverse chargé.

Podstawa opodatkowania i kurs waluty

Podstawę opodatkowania stanowi kwota należna usługodawcy (całość wynagrodzenia - art. 29a ustawy o VAT). Jeżeli faktura opiewa na walutę obcą, przeliczenia dokonuje się na złote według kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego (art. 31a ustawy o VAT).

Moment powstania obowiązku podatkowego: co do zasady chwila wykonania usługi (art. 19a ust. 1). Przy usługach rozliczanych w okresach - koniec każdego okresu rozliczeniowego (art. 19a ust. 3).

Jaki VAT należny - skoro usługa jest zwolniona?

Tu pojawia się wątek, który generuje najwięcej wątpliwości praktycznych.

Zwolnienie, z którego korzysta kontrahent unijny, dotyczy wyłącznie jego własnych rozliczeń. To, jaką stawką VAT lub jakim zwolnieniem jest objęta nabywana usługa w Polsce - rozstrzyga wyłącznie polska ustawa o VAT.

Mogą wystąpić dwa przypadki:

Wariant 1: usługa jest opodatkowana VAT w Polsce

Polski nabywca nalicza VAT należny według właściwej stawki. Przy imporcie usług kwotę podatku naliczonego stanowi ta sama kwota podatku należnego (art. 86 ust. 2 pkt 4 ustawy o VAT). Transakcja jest wówczas co do zasady neutralna podatkowo dla podatnika czynnego VAT - pod warunkiem, że usługa służy sprzedaży opodatkowanej (art. 86 ust. 1).

Wariant 2: usługa korzysta ze zwolnienia przedmiotowego w Polsce (art. 43 ust. 1 ustawy o VAT)

Przykłady: usługi finansowe (udzielenie pożyczki - art. 43 ust. 1 pkt 38), usługi medyczne (pkt 18), usługi edukacyjne (pkt 26-29). Ważne: zwolnienie to ma charakter przedmiotowy - wymaga spełnienia szczegółowych przesłanek dla każdego rodzaju usługi. Samo zaliczenie do danej kategorii nie wystarczy.

W takim przypadku nabywca rozpoznaje import usług, ale VAT należny wynosi 0 - wykazuje się wyłącznie podstawę opodatkowania, bez kwoty podatku.

Tę praktykę wielokrotnie potwierdzał Dyrektor KIS w wydawanych interpretacjach indywidualnych:

Ewidencja i deklaracje - w zależności od statusu nabywcy

Nabywca jest czynnym podatnikiem VAT (składa JPK_V7)

Import usług wykazuje się w ewidencji JPK_V7. Przy imporcie usług od podatnika unijnego prowadzącego działalność w innym państwie UE, gdy miejsce świadczenia ustalono na podstawie art. 28b, właściwe pola to:

• K_29 - podstawa opodatkowania (wartość netto usługi),

• K_30 - VAT należny. Ważne: jeżeli nabyta usługa korzysta ze zwolnienia z art. 43 ust. 1, w polu K_30 wpisuje się 0,00 (nie pozostawia się pola pustego - o ile wystąpiła wartość w K_29).

W części deklaracyjnej odpowiednio: P_29 i P_30.

Podstawa prawna dla zasad ewidencji: rozporządzenie Ministra Finansów z 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie VAT (Dz.U. z 2019 r. poz. 1988).

Uwaga: decydujące dla przypisania do pól K_29/K_30 jest to, że usługodawca prowadzi działalność w innym państwie UE (jest podatnikiem podatku od wartości dodanej w rozumieniu art. 2 pkt 11 ustawy o VAT) - niezależnie od faktu posiadania numeru VAT-UE w VIES. Sama rejestracja do VAT-UE nie jest warunkiem - warunkiem jest faktyczne prowadzenie działalności w UE. Import usług od podmiotów spoza UE wykazuje się w polach K_27/K_28.

Nabywca jest podmiotem zwolnionym z VAT (nie składa JPK_V7)

Podmiot zwolniony podmiotowo (obrót poniżej 200 tys. zł) lub korzystający wyłącznie ze zwolnień przedmiotowych - nie składa JPK_V7. Import usług wykazuje w odrębnej deklaracji.

Deklaracja VAT-9M - gdy nabywca nie dokonuje WNT (art. 99 ust. 9 ustawy o VAT):

• import usług od podatnika unijnego z art. 28b: poz. 12 (podstawa) i poz. 13 (VAT),

• import usług pozostałe: poz. 10 (podstawa) i poz. 11 (VAT),

• termin składania: do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy,

• brak obowiązku składania deklaracji zerowych.

Deklaracja VAT-8 - gdy nabywca dokonuje też WNT powyżej 50 000 zł w roku podatkowym (art. 99 ust. 8 ustawy o VAT).

Przy usłudze zwolnionej: w obu deklaracjach wykazuje się wyłącznie podstawę opodatkowania - bez kwoty VAT.

Rejestracja jako podatnik VAT-UE

Obowiązek rejestracji jako podatnik VAT-UE (formularz VAT-R) powstaje, gdy nabywca dokonuje importu usług z art. 28b - niezależnie od tego, czy jest czynnym podatnikiem VAT, czy podmiotem zwolnionym. Podstawa prawna: art. 97 ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT.

Zmiana od 1 października 2026 r. - planowana nowość legislacyjna

Status legislacyjny na sierpień 2026

Ważna informacja: Ustawa zmieniająca (druk sejmowy nr 2677, projekt UD314) została uchwalona przez Sejm 17 lipca 2026 r. wynikiem 420 głosów za, 21 przeciw. Na sierpień 2026 ustawa nie obowiązuje - jest w trakcie procedury senackiej (brak rozstrzygnięcia Senatu, brak podpisu Prezydenta, brak publikacji w Dzienniku Ustaw). Poniższy opis dotyczy planowanej zmiany - o ile ustawa wejdzie w życie w uchwalonym brzmieniu.

Na czym polega zmiana?

Projekt dodaje do art. 17 ustawy o VAT nowy ust. 1k w brzmieniu:

„1k. Przepisów ust. 1 pkt 4 i 5 nie stosuje się w przypadku sprzedaży zwolnionej od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113a ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3.”

Oznacza to, że wyłączenie z reverse charge dotyczy wyłącznie usług zwolnionych od podatku na ww. podstawach. Import usług opodatkowanych (doradztwo, marketing, licencje, tłumaczenia itp.) pozostaje bez zmian.

Co to oznacza w praktyce od 1 października 2026 r. (po wejściu w życie)?

Jeżeli polska firma nabędzie od kontrahenta unijnego (w tym zwolnionego podmiotowo) usługę, która w Polsce korzysta ze zwolnienia z VAT (np. usługę finansową, medyczną, edukacyjną):

• nie będzie rozpoznawać importu usług,

• nie będzie wykazywać podstawy opodatkowania w JPK_V7 ani VAT-9M,

• nie powstanie z tego tytułu obowiązek rejestracji jako podatnik VAT-UE.

Zakres wyłączenia: zmiana działa tylko wtedy, gdy nabyta usługa korzysta ze zwolnienia na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113a ust. 1 lub przepisów wykonawczych (art. 82 ust. 3). Warunki materialne zwolnienia muszą być spełnione - sama kwalifikacja do kategorii usług zwolnionych nie wystarczy.

Najczęstsze błędy w praktyce biur rachunkowych

Utożsamianie braku numeru VIES z brakiem statusu podatnika

Brak wpisu w VIES nie oznacza, że kontrahent nie prowadzi działalności gospodarczej. Weryfikacja musi być prowadzona przez dokumenty źródłowe, nie wyłącznie przez VIES.

Nieujmowanie importu usług zwolnionych w JPK_V7 lub VAT-9M

Do 30 września 2026 r. import usług zwolnionych podlega wykazaniu - wyłącznie podstawa opodatkowania, bez VAT. W polu K_30 (lub odpowiedniej pozycji VAT-9M) wpisuje się 0,00. Pominięcie tej pozycji jest błędem ewidencyjnym. Jeśli błąd już wystąpił, sprawdź jak przeprowadzić korektę JPK za poprzedni okres przy imporcie usług i WNT.

Traktowanie faktury „bez VAT” jako faktury nierodzącej żadnych skutków w Polsce

Brak VAT na fakturze zagranicznej nie oznacza braku obowiązku w Polsce. Stawka VAT należnego jest ustalana według polskich przepisów - niezależnie od treści dokumentu zagranicznego.

Brak rejestracji VAT-UE przy imporcie usług z art. 28b

Podmiot zwolniony z VAT krajowego musi zarejestrować się jako podatnik VAT-UE w związku z importem usług z art. 28b - nawet gdy importuje usługę zwolnioną. Ten obowiązek pozostaje aktualny do 30 września 2026 r.

Stosowanie przepisów planowanej zmiany przed jej wejściem w życie

Ustawa uchwalona przez Sejm 17.07.2026 nie obowiązuje do czasu publikacji w Dzienniku Ustaw. Do tego momentu stosuje się przepisy w aktualnym brzmieniu.

Chcesz mieć pewność, że import usług od podmiotów zwolnionych z VAT jest rozliczany prawidłowo w Twoim biurze? Przetestuj Księgoboty przez 14 dni za darmo - zarejestruj się na ksiegoboty.pl i sprawdź, jak nowoczesne narzędzia wspierają codzienną pracę z transakcjami zagranicznymi.