KSeF a faktury w językach obcych

Co wolno, co grozi i jak postępować w praktyce

Wdrożenie obowiązkowego KSeF wymusiło rewizję wielu dotychczasowych praktyk fakturowania. Jednym z tematów, który regularnie powraca w pytaniach kierowanych do biur rachunkowych, jest kwestia języka faktury. Czy skoro KSeF to polska platforma administracji skarbowej, faktury muszą być wystawiane po polsku? Odpowiedź - choć intuicyjnie brzmi „tak” - jest o wiele bardziej złożona.

Trzy warstwy faktury ustrukturyzowanej i trzy pytania o język

Zanim przejdziemy do przepisów, warto wprowadzić pojęciowe rozróżnienie, które w praktyce księgowej ma kluczowe znaczenie. Faktura ustrukturyzowana to nie jeden dokument - to trzy powiązane ze sobą „warstwy”:

• Plik XML - strukturyzowany zapis danych przesyłany do KSeF zgodnie ze schematem FA(3), obowiązującym od 1 lutego 2026 r. (zastąpił schemat FA(2))

• Wizualizacja - czytelna dla człowieka reprezentacja faktury (PDF, wydruk), przekazywana kontrahentowi w sposób uzgodniony zgodnie z art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT

• Dokumentacja towarzysząca - specyfikacje, załączniki, opisy, które mogą uzupełniać fakturę

Pytanie o „język faktury” musi odnosić się do każdej z tych warstw osobno. Zarówno przepisy, jak i stanowiska organów dotyczą ich w różny sposób.

Dlaczego KSeF „działa po polsku”, ale faktury nie muszą

Krajowy System e-Faktur jest systemem teleinformatycznym prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej - organ administracji publicznej. Zgodnie z art. 4 ustawy z dnia 7 października 1999 r. o języku polskim, język polski jest językiem urzędowym konstytucyjnych organów państwa i organów administracji publicznej. Stąd sam KSeF - jego interfejsy, komunikaty, potwierdzenia - funkcjonuje w języku polskim.

Problem w tym, że część praktyków i komentatorów wyciągała z tego zbyt daleko idący wniosek: skoro organ prowadzący system musi działać po polsku, to i faktury w nim wystawiane muszą być polskojęzyczne.

Stanowisko to zostało zakwestionowane w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 3 lipca 2025 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.333.2025.2.AMA), która wprost wskazała:

„Obowiązek stosowania języka urzędowego przez organ podatkowy obsługujący KSeF nie przekłada się jednak bezpośrednio na podmioty korzystające z tego systemu.”

To rozróżnienie - między językiem urzędowym organu a językiem dokumentu wystawianego przez podatnika - jest fundamentem całego zagadnienia

Co mówi ustawa o VAT - i czego NIE mówi

Art. 106e ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług precyzyjnie określa obowiązkowe elementy faktury - m.in. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi (pkt 7), datę, dane stron, stawkę VAT itd. Żaden z tych przepisów nie wskazuje, że elementy faktury muszą być wyrażone w języku polskim.

Oznacza to, że ustawa o VAT sama w sobie nie zakazuje wystawiania faktur w języku obcym. Obowiązek języka polskiego może wynikać jednak z innego aktu - ustawy o języku polskim.

Kiedy obowiązuje język polski - ustawa o języku polskim

Art. 7a ust. 1 ustawy o języku polskim nakłada obowiązek używania języka polskiego m.in. w zakresie nazewnictwa towarów i usług, faktur i rachunkóww sytuacjach:

• dokumentowania czynności z polskim konsumentem (osobą fizyczną z miejscem zamieszkania w Polsce, nieprowadzącą działalności gospodarczej)

• czynności dokonywanych przez jednostki prawa publicznego

Poza tymi przypadkami - w szczególności w obrocie B2B - brak jest generalnego ustawowego nakazu stosowania języka polskiego.

Ewolucja stanowiska organów - od ostrożnego do liberalnego

Warto prześledzić, jak podejście organów zmieniało się w czasie, bo ma to znaczenie dla oceny historycznych praktyk klientów biura.

Stanowisko wcześniejsze (2023): Komentatorzy wskazywali, że skoro KSeF prowadzony jest przez organ publiczny, dane w systemie powinny być wyrażane po polsku. Dopuszczalne jest stosowanie nazw w języku obcym jedynie obok nazw polskich - czyli wersja dwujęzyczna z polskim jako językiem wiodącym.

Stanowisko aktualne (interpretacja KIS z 3 lipca 2025 r.): Dyrektor KIS jednoznacznie potwierdził, że spółka wystawiająca faktury dla zagranicznych kontrahentów nieposiadających siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce może zastosować język obcy zarówno w pliku XML, jak i w wizualizacji faktury. Co kluczowe - dotyczy to zarówno treści pola XML, jak i wizualizacji PDF przekazywanej kontrahentowi.

Ta zmiana ma znaczenie praktyczne - firmy, które wcześniej stosowały wyłącznie wersje dwujęzyczne z ostrożności, przy transakcjach z kontrahentami zagranicznymi mają obecnie wyraźne potwierdzenie dopuszczalności języka obcego.

Cztery scenariusze w praktyce

B2B z kontrahentem zagranicznym (bez siedziby w Polsce)

Kowalski Sp. z o.o. z Warszawy wystawia fakturę dla TechParts GmbH z Hamburga za dostawę komponentów przemysłowych. Spółka niemiecka nie posiada siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce.

Decyzja: Faktura może być wystawiona w języku angielskim lub niemieckim - zarówno plik XML, jak i wizualizacja PDF. Zgodnie z interpretacją KIS z 2025 r. - działanie prawidłowe.

Zalecenie dla biura: Zapis w procedurze wewnętrznej potwierdzający podstawę prawną + przechowywanie kopii interpretacji jako dokumentu referencyjnego.

Aby dowiedzieć się więcej o fakturach zagranicznych i ich rozliczaniu w VAT, sprawdź także artykuł: Faktury zagraniczne w VAT.

B2C krajowe - tu nie ma dowolności

Programista Jan Nowak prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą świadczy usługi wsparcia IT na rzecz osoby fizycznej Anny Wiśniewskiej zamieszkałej w Krakowie. Anna Wiśniewska jest konsumentką - nie prowadzi działalności.

Decyzja: Faktura musi być wystawiona w języku polskim. Art. 7a ust. 1 ustawy o języku polskim - brak wyjątków. Bezpieczna alternatywa: faktura dwujęzyczna z pełną wersją polskojęzyczną jako językiem wiodącym.

Częsty błąd: Programiści i freelancerzy, przyzwyczajeni do komunikacji po angielsku, wystawiają faktury B2C wyłącznie w tym języku. To naruszenie ustawy o języku polskim.

B2B krajowe - wariant bezpieczny

AutoParts Sp. z o.o. z Wrocławia wystawia fakturę dla Mechanika Sp. z o.o. z Krakowa. Właściciel Mechanika Sp. z o.o. prosi o fakturę po niemiecku, bo spółka jest w 100% własnością grupy kapitałowej z Austrii i dokumentacja musi trafiać do centrali w Wiedniu.

Ustawa o VAT nie zakazuje wystawienia faktury po niemiecku w relacji B2B krajowej. Jednak przy ewentualnej kontroli podatkowej organ może zażądać tłumaczenia na podstawie art. 287 § 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej.

Decyzja (zalecana): Faktura dwujęzyczna (PL/DE) - nazwy towarów w obu językach, wszystkie wymagane elementy po polsku jako język wiodący, wersja niemiecka jako uzupełnienie. Minimalizuje ryzyko przy kontroli i spełnia oczekiwania centrali zagranicznej.

Faktura kosztowa od zagranicznego dostawcy

Biuro rachunkowe Anny Kowalskiej obsługuje klienta ImportTech Sp. z o.o., który regularnie nabywa podzespoły elektroniczne od dostawcy z Chin. Faktury wpływają wyłącznie w języku chińskim.

Przy kontroli podatkowej organ żąda tłumaczenia dokumentów. Klient nie ma zabezpieczonych tłumaczeń i musi je zlecić w trybie pilnym w kilkudniowym terminie - generując znaczące koszty i ryzyko niedotrzymania terminu.

Zalecenie dla biura: Wprowadzić procedurę, w której klienci zobowiązani są do dostarczania tłumaczeń faktur obcojęzycznych (lub ich opisów) już na etapie bieżącej ewidencji. Opis operacji w systemie rachunkowym musi być w języku polskim - wynika to z art. 9 ustawy o rachunkowości.

Wymogi dotyczące wizualizacji - pułapki techniczne

Niezależnie od języka faktury, wizualizacja podlega odrębnym wymogom technicznym wynikającym z art. 106gb ust. 4 i 5 ustawy o VAT (w brzmieniu obowiązującym od 1 lutego 2026 r.):

• Musi być merytorycznie spójna z plikiem XML - dane w wizualizacji muszą odzwierciedlać dokładnie to, co zostało przesłane do KSeF

• Można ją wygenerować dopiero po zatwierdzeniu faktury przez KSeF i nadaniu jej numeru KSeF - wizualizacja wygenerowana przed nadaniem numeru KSeF nie spełnia definicji wizualizacji faktury ustrukturyzowanej - faktura nie istnieje w systemie do czasu jej zatwierdzenia

• Nie może zawierać informacji o przedmiocie transakcji spoza XML - ta zasada jest niezależna od języka faktury i stanowi odrębne ryzyko

• Sposób udostępnienia wizualizacji nabywcy musi zostać uzgodniony zgodnie z art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT

Błąd w praktyce: Firma ExportPL Sp. z o.o. generuje wizualizację PDF, do której dodaje opis „special discount agreement ref. 2024/45” - informacji tej nie ma w pliku XML przesłanym do KSeF. Działanie niezgodne z wymogami systemu, niezależnie od języka dokumentu.

Dodatkowe pułapki techniczne związane z wystawianiem faktur elektronicznych znajdziesz tu: KSeF w praktyce – najczęstsze błędy i rozwiązania.

Ryzyko kontrolne i rekomendacje dla biur rachunkowych

Dopuszczalność języka obcego na fakturze nie oznacza braku ryzyka procesowego. Art. 287 § 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej nakłada na kontrolowanego obowiązek przedstawienia, na żądanie kontrolującego, tłumaczenia na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji dotyczącej spraw będących przedmiotem kontroli. Podatnik jest zobowiązany to tłumaczenie dostarczyć. Choć przepisy nie precyzują formy, praktyka wskazuje, że dla dokumentów kluczowych dowodowo organy oczekują tłumaczenia przez tłumacza przysięgłego.

Dla biur rachunkowych - lista rzeczy do wdrożenia

• Zidentyfikować klientów wystawiających lub otrzymujących faktury obcojęzyczne

• Określić, czy transakcje dotyczą B2B czy B2C - to rozstrzygający podział

• Dla transakcji B2C krajowych - bezwzględny wymóg języka polskiego

• Dla transakcji B2B z kontrahentami zagranicznymi - możliwość stosowania języka obcego, z odwołaniem do interpretacji KIS z 2025 r.

• Ustalić procedurę zabezpieczania tłumaczeń faktur kosztowych obcojęzycznych

• Upewnić się, że opisy operacji w systemie rachunkowym są po polsku (wymóg art. 9 ustawy o rachunkowości)

• Sprawdzić, czy system ERP/fakturowanie poprawnie obsługuje generowanie wizualizacji dopiero po zatwierdzeniu przez KSeF (wymóg art. 106gb ust. 4-5 ustawy o VAT)

• Uzgodnić z nabywcami sposób przekazywania wizualizacji faktur zgodnie z art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT

Tabela decyzyjna - język faktury w KSeF

Chcesz mieć pewność, że wszystkie Twoje procesy księgowe są zgodne z przepisami, a praca z dokumentami przebiega sprawnie? Przetestuj Księgoboty - przez 14 dni bezpłatnie na ksiegoboty.pl.