Przychody zagraniczne a ryczałt 2026

Ryczałt ewidencjonowany ma niepodważalną zaletę: jeden podatek, jedno zeznanie, brak kosztów. Ma jednak jeden punkt, w którym prostota znika bez ostrzeżenia - przychody od zagranicznych kontrahentów. Polska rezydencja podatkowa oznacza nieograniczony obowiązek podatkowy, a każda faktura wystawiona dla klienta z UK, USA, Niemiec czy Portugalii uruchamia dwustronny układ przepisów: polską ustawę o ryczałcie i umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania. Te dwie warstwy nie zawsze mówią to samo.

Od czego zacząć: rezydencja podatkowa jako punkt wyjścia

Zanim sięgniemy po właściwą umowę, trzeba odpowiedzieć na pytanie fundamentalne: czy klient jest polskim rezydentem podatkowym?

Zgodnie z art. 3 ust. 1a ustawy o PIT, polskim rezydentem jest osoba fizyczna, która spełnia przynajmniej jeden z dwóch warunków: - posiada na terytorium Polski centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych), albo - przebywa na terytorium Polski dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.

Warunki są alternatywne - wystarczy spełnienie jednego. W praktyce kłopoty zaczynają się przy podatnikach, którzy przez większą część roku pracują zdalnie za granicą, ale rodzina i nieruchomość pozostają w Polsce. Sam pobyt 200 dni w UK to jeszcze nie utrata polskiej rezydencji, jeśli centrum interesów życiowych nadal jest w Warszawie.

Szczegółowe wyjaśnienie, czym jest podatek u źródła – zasady poboru i certyfikat rezydencji, znajdziesz na naszym blogu.

Co gdy są dwie rezydencje?

Jeśli zarówno Polska, jak i kraj kontrahenta uznają podatnika za swojego rezydenta (tzw. podwójna rezydencja), rozstrzygnięcie przynosi właściwa umowa UPO poprzez tzw. tie-breaker rules – hierarchię kryteriów: stałe ognisko domowe, ośrodek interesów życiowych, zwykłe miejsce pobytu, obywatelstwo, wzajemne porozumienie organów.

Dwie metody unikania podwójnego opodatkowania - jak działają na ryczałcie

Polska podpisała ponad 90 umów o unikaniu podwójnego opodatkowania. Każda z nich stosuje jedną z dwóch metod eliminacji podwójnego opodatkowania. To, która metoda obowiązuje z danym krajem, ma kluczowe znaczenie dla rozliczenia ryczałtowca.

Metoda wyłączenia z progresją

Dochód zagraniczny jest zwolniony z opodatkowania w Polsce. Dla podatnika na ryczałcie ewidencjonowanym skutek jest prosty i korzystny: przychody objęte tą metodą nie są wykazywane w PIT-28 i nie wpływają na wysokość podatku w Polsce (ryczałt nie ma progresji, więc efekt podwyższenia stawki przez dochód zagraniczny i tak by nie wystąpił).

Metoda proporcjonalnego odliczenia

Dochód zagraniczny jest opodatkowany w Polsce, ale od polskiego podatku odlicza się podatek zapłacony za granicą - do wysokości limitu proporcjonalnego. Dla ryczałtowca oznacza to konieczność wykazania przychodów zagranicznych w zeznaniu PIT-28, doliczenia podatku zagranicznego i rozliczenia odliczenia. Możliwe jest skorzystanie z ulgi abolicyjnej - od 1 stycznia 2021 r. jej wartość jest ograniczona do 1 360 zł.

Więcej o aktualnych stawkach ryczałtu i obowiązkach ewidencyjnych w 2026 roku przeczytasz w dedykowanym poradniku.

Tabela metod UPO dla czterech kluczowych kierunków (2026)

Uwaga: Tabela dotyczy typowej metody dla dochodów z działalności gospodarczej. Dla poszczególnych kategorii przychodów (dywidendy, odsetki, należności licencyjne) właściwy artykuł umowy może przewidywać inne zasady. Zawsze weryfikuj w tekście właściwej UPO lub tekście syntetycznym dostępnym na podatki.gov.pl.

Wielka Brytania - metoda proporcjonalnego odliczenia

Dlaczego zmiana?

Przed 2020 r. obowiązywała korzystniejsza metoda wyłączenia z progresją. Wielostronna konwencja podatkowa MLI (Multilateral Instrument) zmodyfikowała od 2020 r. polsko-brytyjską konwencję z 2006 r., wprowadzając metodę proporcjonalnego odliczenia. To jest jedna z tych zmian, o których wielu przedsiębiorców po Brexicie nie wie - zmieniły się zasady rozliczenia, nie tylko rynek.

Jak rozlicza się ryczałtowiec z przychodów z UK?

Polsko-brytyjska konwencja z 20 lipca 2006 r. (Dz.U. 2006, poz. 1840) reguluje opodatkowanie zysków przedsiębiorstw w art. 7. Zasada ogólna: zyski przedsiębiorstwa opodatkowane są wyłącznie w państwie rezydencji podatnika - czyli w Polsce - chyba że przedsiębiorstwo prowadzi działalność w UK przez położony tam zakład.

Przy typowej działalności freelancera lub JDG wystawiającego faktury dla klientów z UK bez fizycznej obecności w Wielkiej Brytanii - zakład co do zasady nie powstaje. Przychody rozlicza się w Polsce, stosując metodę proporcjonalnego odliczenia.

Zakład a progi czasu

Plac budowy lub prace instalacyjne stanowią zakład w UK tylko wówczas, gdy trwają dłużej niż 12 miesięcy (art. 5 konwencji PL-UK). Dla innych stałych placówek próg czasowy nie ma zastosowania - liczy się stałość i prowadzenie działalności przez tę placówkę.

Przeliczanie GBP na PLN

Przychody w funtach sterlingach przelicza się na złote według kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu (art. 11a ust. 1 ustawy o PIT).

Kluczowe jest prawidłowe ustalenie “dnia uzyskania przychodu” - dla ryczałtowca to data wynikająca z art. 14 ustawy o PIT (co nastąpi pierwsze: wydanie rzeczy/wykonanie usługi/wystawienie faktury/zapłata).

Podatek u źródła z UK

Przy usługach niematerialnych (usługi doradcze, IT, projektowe) kontrahent z UK co do zasady nie pobiera podatku u źródła od wynagrodzenia za usługi, jeśli polska firma nie ma zakładu w UK. Sytuacja może się różnić przy należnościach licencyjnych - warto sprawdzić art. 12 konwencji PL-UK.

Jeśli analizujesz kontrakty zagraniczne pod kątem ryzyka podatkowego, przeczytaj koniecznie nasz materiał o podatku u źródła przy płatnościach z zagranicy.

USA - metoda proporcjonalnego odliczenia, stara umowa

Stan prawny: umowa z 1974 r. nadal obowiązuje

Polska i USA podpisały nową konwencję podatkową w 2013 r. - ta jednak do dziś nie weszła w życie (czeka na ratyfikację przez Senat USA). W 2026 r. nadal obowiązuje umowa z 8 października 1974 r. (Dz.U. 1976, poz. 178).

MLI nie ma zastosowania do relacji PL-USA, ponieważ Stany Zjednoczone nie przystąpiły do konwencji MLI.

Metoda: proporcjonalne odliczenie

Umowa z 1974 r. przewiduje w relacji z USA metodę proporcjonalnego odliczenia. Ryczałtowiec osiągający przychody z USA musi je wykazać w PIT-28 i może odliczyć podatek zapłacony w USA do wysokości limitu proporcjonalnego.

Podatek u źródła (WHT) z USA

Firmy z USA bardzo często pobierają podatek u źródła (withholding tax) od płatności do podmiotów zagranicznych - standardowo 30%, a na podstawie umowy UPO z 1974 r. stawka może być obniżona (np. dla usług/zysków przedsiębiorstwa: co do zasady 0% przy braku zakładu, ale przy należnościach licencyjnych - do weryfikacji w art. 13 umowy).

Praktyczny problem: Jeśli klient z USA pobrał podatek u źródła, polska firma otrzymuje kwotę netto. Dla celów ryczałtu przychodem jest kwota brutto (przed potrąceniem WHT) - z tą kwotą brutto przeliczoną po kursie NBP wykazujesz przychód w ewidencji. Podatek WHT zapłacony w USA to ten, który następnie odliczasz w PIT-28 do limitu. Błąd polegający na zaewidencjonowaniu kwoty netto jako przychodu jest jednym z najczęstszych przy rozliczaniu przychodów z USA.

Certyfikat rezydencji

Aby skorzystać z obniżonej stawki WHT wynikającej z umowy UPO, kontrahent z USA może wymagać polskiego certyfikatu rezydencji podatkowej. Certyfikat wydaje właściwy urząd skarbowy na wniosek CFR-1. Warto przygotować certyfikat zanim pojawi się problem z potrącanym WHT.

Więcej o tym, kiedy certyfikat rezydencji jest wymagany przy płatnościach zagranicznych, opisaliśmy tutaj.

Niemcy - jedyna preferencja: wyłączenie z progresją

Najkorzystniejsza opcja dla ryczałtowca

Spośród czterech omawianych krajów Niemcy to jedyna jurysdykcja, dla której w 2026 r. obowiązuje metoda wyłączenia z progresją. Dla ryczałtowca efekt jest najbardziej czytelny: przychody z Niemiec nie wchodzą do PIT-28.

Podstawą jest umowa między RP a RFN w sprawie unikania podwójnego opodatkowania z 14 maja 2003 r. (Dz.U. 2005, poz. 90). MLI nie zmieniło metody w relacji PL-DE.

Ryzyko: zakład podatkowy w Niemczech

Tu tkwi najpoważniejsze ryzyko dla polskich przedsiębiorców pracujących dla klientów z Niemiec. Zakład może powstać szybciej niż w UK, jeśli: - działalność jest wykonywana fizycznie w Niemczech przez dłuższy czas, - istnieje stałe miejsce prowadzenia działalności w Niemczech (biuro, sala konferencyjna pozostająca do dyspozycji), - prace budowlane lub montażowe trwają ponad 12 miesięcy (art. 5 umowy PL-DE).

Jeśli zakład powstanie - Niemcy mają prawo opodatkować część zysków przypisaną do tego zakładu. Wtedy zasada “wyłączenie z progresją” nadal działa dla tej części dochodu, ale pojawiają się obowiązki rejestracyjne i podatkowe w Niemczech.

Typowe usługi zdalne bez zakładu

Programista, konsultant, grafik, architekt wystawiający faktury dla klientów z Niemiec i wykonujący usługi zdalnie z Polski - przy braku stałej placówki w RFN zakład co do zasady nie powstaje. Całość opodatkowania w Polsce, przychody nie trafiają do PIT-28. To najprostszy scenariusz.

Przeliczenie EUR na PLN

Kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu. Przy fakturach wystawianych na przełomie miesiąca różnice kursowe mogą być istotne dla przedsiębiorców rozliczających się kwartalnie.

Portugalia - metoda proporcjonalnego odliczenia, NHR już nie dla nowych

Zmiana przez MLI od 2021 r.

Polska i Portugalia zawarły umowę UPO z 9 maja 1995 r. (Dz.U. 1998, poz. 304). Pod wpływem MLI od 2021 r. metoda dla polskich rezydentów zmieniła się z wyłączenia z progresją na proporcjonalne odliczenie.

Dla ryczałtowca oznacza to konieczność wykazania przychodów z Portugalii w PIT-28.

Portugalia NHR - co to oznacza dla polskich ryczałtowców?

NHR (Non-Habitual Resident) to portugalski reżim preferencyjny dla nowych rezydentów podatkowych Portugalii - obniżone lub zerowe opodatkowanie określonych dochodów przez 10 lat. NHR dotyczy wyłącznie osób, które przeniosły rezydencję podatkową do Portugalii.

Polski ryczałtowiec rezydujący w Polsce, który wystawia faktury klientowi z Lizbony lub Porto, nie jest objęty NHR. Jego sytuacja to: polska rezydencja, przychody z kontrahenta z Portugalii, metoda proporcjonalnego odliczenia.

Jaka jest sytuacja polskiego podatnika, który przeniósł się do Portugalii?

To odrębna i złożona kwestia. Osoba, która przeniosła centrum interesów życiowych do Portugalii i utraciła polską rezydencję podatkową, rozlicza się w Portugalii - i podlega tam lokalnemu prawu (w tym ewentualnie IFICI, następcy NHR). Polska traci prawo do opodatkowania jej przychodów (poza dochodami ze źródeł polskich, jeśli takie posiada). Taka osoba nie składa już PIT-28 w Polsce od przychodów z zagranicy.

W 2026 r. klasyczny system NHR jest zamknięty dla nowych wnioskodawców. Nowy system IFICI (“NHR 2.0”) dotyczy wyłącznie określonych kwalifikujących się rodzajów działalności i nie tworzy ogólnego zwolnienia dla dochodów kapitałowych czy działalności.

Jak rozliczyć przychody z zagranicy w PIT-28 - mechanika

Metoda wyłączenia (Niemcy)

Przychody z Niemiec nie trafiają do PIT-28. Nie wykazujesz ich w zeznaniu, nie wpływają na podatek. Ryczałt od całości przychodów oblicza się tylko od polskich/niewyłączonych źródeł.

Metoda proporcjonalnego odliczenia (UK, USA, Portugalia)

Krok 1: Ustal przychód zagraniczny w walucie obcej.

Krok 2: Przelicz na PLN po kursie średnim NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu.

Krok 3: Wykaż przychód w ewidencji przychodów ryczałtowych z odpowiednią stawką (np. 12% dla IT, 15% dla doradztwa, 8,5% dla usług ogólnych).

Krok 4: W zeznaniu PIT-28 wykaż przychody zagraniczne wraz z kwotą podatku zapłaconego za granicą.

Krok 5: Oblicz limit odliczenia podatku zagranicznego - proporcjonalnie do przychodów zagranicznych w łącznych przychodach.

Krok 6: Odlicz podatek zagraniczny do limitu. Jeśli podatek zapłacony za granicą jest wyższy niż limit - nadwyżka przepada.

Krok 7: Jeśli korzystasz z ulgi abolicyjnej (do 1 360 zł) - dołącz PIT/O.

Ważne: Podatek zapłacony za granicą musi być udokumentowany. Gromadź: potwierdzenia zapłaty WHT od kontrahenta, roczne zestawienia podatkowe z zagranicy, wyciągi bankowe z potrąceniami.

Przeliczanie walut - szczegóły praktyczne

Zasada jest jedna dla wszystkich walut obcych: kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu (art. 11a ust. 1 ustawy o PIT).

Tabele kursów średnich NBP dostępne są na nbp.pl - tabela A, ogłaszana każdego dnia roboczego.

Przykłady przeliczenia:

Faktura za usługę IT dla klienta z UK:

• Przychód: 5 000 GBP - Data uzyskania przychodu (data wystawienia faktury): 15.06.2026 (poniedziałek)

• Ostatni dzień roboczy poprzedzający 15.06.2026: 13.06.2026 (piątek)

• Kurs GBP/PLN z tabeli A NBP z 13.06.2026: przykładowo 5,1200

• Przychód w PLN : 5 000 x 5,1200 = 25 600 zł

Faktura dla klienta z USA:

• Przychód: 10 000 USD

• Data wystawienia faktury: 30.06.2026 (wtorek)

• Ostatni dzień roboczy poprzedzający 30.06.2026: 27.06.2026 (piątek)

• Kurs USD/PLN z tabeli A NBP z 27.06.2026: przykładowo 3,8500

• Przychód w PLN: 10 000 x 3,8500 = 38 500 zł

Co z WHT potrąconym przez klienta?

Przychodem jest kwota brutto - przed potrąceniem podatku u źródła przez kontrahenta. Jeśli klient z USA przelał 8 500 USD (po potrąceniu 15% WHT z 10 000 USD) - do ewidencji wchodzi 10 000 USD przeliczone na PLN, a 1 500 USD podatku WHT to kwota do ewentualnego odliczenia.

Zakład podatkowy za granicą - kiedy musisz się zarejestrować

Kiedy zakład NIE powstaje (typowe scenariusze)

• Usługi zdalne wykonywane wyłącznie z terytorium Polski dla zagranicznych klientów

• Sporadyczne wizyty biznesowe u klientów za granicą

• Korzystanie z udostępnionej przez klienta sali konferencyjnej na czas spotkania

Kiedy zakład może powstać (sygnały ostrzegawcze)

• Stała placówka: Biuro, przestrzeń coworkingowa wynajmowana regularnie w danym kraju, przez którą faktycznie prowadzona jest działalność

• Prace budowlane lub montażowe: Co do zasady próg to 12 miesięcy (umowy PL-UK i PL-DE), ale w innych umowach może być krótszy

• Zależny agent: Osoba działająca w imieniu polskiej firmy w danym kraju, uprawniona do zawierania umów

Szczegółowe omówienie tego, kiedy zakład podatkowy powstaje przy pracy zdalnej za granicą, znajdziesz w osobnym artykule.

Uwaga dla biur rachunkowych: Przy obsłudze klientów z branży budowlanej prowadzących kontrakty za granicą - zawsze sprawdź próg czasu z właściwej UPO. Np. umowa PL-USA przewiduje inny próg niż umowa PL-DE.

Specyfika czterech krajów - tabela porównawcza

Lista kontrolna dla biur rachunkowych

Przy przyjmowaniu klienta z przychodami zagranicznymi - sprawdź:

1. Czy klient ma polską rezydencję podatkową w 2026 roku? (centrum interesów lub >183 dni)

2. Jaka metoda UPO obowiązuje z danym krajem w 2026 r.?

3. Czy powstał zakład podatkowy w kraju kontrahenta? (stała placówka, czas prac budowlanych)

4. Czy kontrahent zagraniczny pobierał podatek u źródła (WHT)? - dokumentacja!

5. Czy klient posiada certyfikat rezydencji do przedstawienia zagranicznym płatnikom?

6. Czy przychody przeliczono po właściwym kursie NBP (kurs z dnia poprzedzającego przychód)?

7. Czy podstawą przeliczenia jest kwota brutto (przed WHT), a nie kwota otrzymana na konto?

8. Przy metodzie proporcjonalnego odliczenia - czy masz dokumentację podatku zagranicznego?

9. Czy klient kwalifikuje się do ulgi abolicyjnej (limit 1 360 zł)?

10. Czy klient nie jest jednocześnie rezydentem podatkowym drugiego kraju (podwójna rezydencja - tie-breaker)?

Więcej o tym, jak zorganizować weryfikację ryzyk podatkowych przy przyjmowaniu nowego klienta, przeczytasz w naszym przewodniku po onboardingu.

FAQ

Czy ryczałtowiec z przychodami z Niemiec musi składać PIT-28 w Polsce?

Tak - składa PIT-28, ale przychodów z Niemiec (przy metodzie wyłączenia z progresją i braku zakładu) w nim nie wykazuje. Zeznanie dotyczy polskich przychodów.

Kontrahent z UK przelał pieniądze już po 31 grudnia - kiedy przychód?

Data uzyskania przychodu to co nastąpi pierwsze: wykonanie usługi, wystawienie faktury lub zapłata. Jeśli faktura wystawiona 20 grudnia, przychód w grudniu - niezależnie od daty wpływu środków na konto.

Klient z USA żąda W-8BEN - co to jest?

Formularz IRS W-8BEN to oświadczenie zagranicznego podmiotu potwierdzające, że nie jest on podatnikiem USA i powołujące się na preferencje wynikające z umowy UPO. Jego złożenie jest podstawą do zastosowania obniżonej stawki WHT lub jego pominięcia. Biuro rachunkowe powinno pomóc klientowi prawidłowo wypełnić W-8BEN (podpisuje sam klient, nie biuro).

Ryczałtowiec pracuje dla klientów z różnych krajów jednocześnie - jak segregować przychody?

Każdy przychód walutowy ewidencjonujesz z osobno wyliczonym przeliczeniem PLN i oznaczeniem kraju źródłowego. W PIT-28 przychody zagraniczne wykazujesz zbiorczo lub w rozbiciu na kraje - zależy od metody UPO.

Klient miał dochody w Niemczech i w UK - jak połączyć dwie metody?

Odrębnie. Przychody z Niemiec nie wchodzą do PIT-28. Przychody z UK wchodzą z metodą proporcjonalnego odliczenia. W ramach jednego zeznania rocznego możesz mieć różne zasady dla różnych krajów.

Kiedy warto sięgnąć po interpretację indywidualną?

Przy nieoczywistych stanach faktycznych: długotrwała praca fizyczna za granicą mogąca generować zakład, zmiana rezydencji podatkowej w trakcie roku, przychody z kraju bez umowy UPO z Polską.

Podsumowanie

Cztery najważniejsze rynki dla polskich freelancerów i JDG - UK, USA, Niemcy i Portugalia - różnią się metodą unikania podwójnego opodatkowania w sposób, który bezpośrednio przekłada się na obowiązki w PIT-28. Niemcy to jedyny z tej czwórki kraj z metodą wyłączenia, co upraszcza rozliczenie do minimum. UK, USA i Portugalia wymagają aktywnego działania: wykazania przychodów, udokumentowania podatku zagranicznego i rozliczenia odliczenia.

Konwencja MLI zmieniła w ostatnich latach metody dla UK (od 2020) i Portugalii (od 2021) - to zmiany, które wciąż zaskakują podatników przekonanych o korzystniejszych zasadach sprzed dekady. Stara umowa z USA z 1974 r. nadal obowiązuje, a ryzyko WHT od płatności amerykańskich pozostaje realnym problemem praktycznym wymagającym posiadania certyfikatu rezydencji.

Zrozumienie tych zasad to obowiązek każdego biura rachunkowego obsługującego klientów z przychodami transgranicznymi - szczególnie teraz, gdy praca zdalna dla zagranicznych klientów stała się standardem, a nie wyjątkiem.

Rozliczanie przychodów zagranicznych i weryfikacja umów o unikaniu podwójnego opodatkowania bywają skomplikowane, ale nie musisz analizować każdego przypadku samodzielnie. Księgoboty wspierają księgowych w szybkiej interpretacji przepisów i automatyzacji codziennych zadań, dbając o zgodność z aktualnym prawem. Możesz sprawdzić, jak to działa w praktyce – dostępny jest 14-dniowy bezpłatny okres testowy po rejestracji na ksiegoboty.pl.