eKRS - Koniec papierowych wniosków

Jeszcze kilka lat temu założenie spółki wiązało się z wizytą w sądzie, plikiem dokumentów, znaczkami sądowymi i tygodniami oczekiwania. Dziś - przynajmniej w teorii - można to zrobić, przy porannej kawie, nie ruszając się z domu. Jak to możliwe? Odpowiedź brzmi: eKRS.

Czym właściwie jest eKRS?

eKRS to nie jedna aplikacja ani jeden portal. To cały ekosystem elektronicznych narzędzi skupionych wokół Krajowego Rejestru Sądowego, zarządzany przez Ministerstwo Sprawiedliwości. Centralnym punktem tego systemu jest Portal Rejestrów Sądowych dostępny pod adresem prs.ms.gov.pl, który od 1 lipca 2021 r. stał się obowiązkową bramą dla wszystkich wniosków do KRS składanych przez przedsiębiorców.

Właśnie ta data - 1 lipca 2021 r. - jest cezurą. To moment, w którym papierowe wnioski do rejestru przedsiębiorców KRS zostały definitywnie zastąpione formularzami elektronicznymi. Podstawę prawną stanowi ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (dalej: ustawa o KRS) w brzmieniu nadanym nowelizacją z 2021 r.

Ważne - 2026 r.: Podmioty wpisane wyłącznie do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz SP ZOZ mogą w 2026 r. jeszcze składać wnioski papierowo. Obowiązek elektroniczny obejmie je dopiero od 1 kwietnia 2027 r. (ustawa z 26 września 2025 r., Dz.U. z 2025 r., poz. 1556).

Trzy filary eKRS

System eKRS opiera się na trzech głównych modułach, z których każdy pełni odrębną rolę:

1. Portal Rejestrów Sądowych (PRS)

Adres: prs.ms.gov.pl

To główne “centrum dowodzenia”. Przez PRS składa się wnioski o:

• rejestrację nowego podmiotu w KRS,

• zmianę danych (np. nowy adres, nowy zarząd, zmiana umowy spółki),

• wykreślenie z rejestru.

Przykład z życia: Spółka ABC sp. z o.o. zmienia siedzibę z Krakowa do Wrocławia. Dawniej: notariusz sporządzał protokół, pełnomocnik jechał z nim do sądu, urzędnik stemplował wniosek. Dziś: zmiany wpisuje się bezpośrednio w formularzu online, podpisuje kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym i wysyła. Gotowe.

2. Portal S24 - spółka przez internet

Adres: ekrs.ms.gov.pl/s24/

S24 to wydzielony moduł dla osób, które chcą zarejestrować spółkę w trybie uproszczonym z wykorzystaniem wzorca umowy udostępnionego w systemie. Obsługuje:

• spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością,

• spółkę jawną,

• spółkę komandytową,

• prostą spółkę akcyjną.

Co ważne - zmiany opłat od 29 listopada 2025 r.:
Na podstawie ustawy z dnia 26 września 2025 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz.U. z 2025 r., poz. 1556) od dnia 29 listopada 2025 r. zniesiono obowiązek ogłoszenia o wpisie do KRS w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (MSiG). W związku z tym nie ma już konieczności uiszczenia opłaty 100 zł za publikację w MSiG.

Podstawa prawna opłat sądowych: ustawa z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych (por. art. 55 i nast.).

Przykład z życia: Dwóch przyjaciół - Marek i Karol - postanawia wspólnie otworzyć sklep internetowy w formie sp. z o.o. Wchodzą na S24, zakładają konta, wybierają wzorzec umowy, uzupełniają dane, wskazują udziały i podpisują profilem zaufanym. Wniosek trafia do sądu rejestrowego. Całkowity koszt: 250 zł (sama opłata sądowa, bez MSiG). Sąd rozpatruje sprawy S24 priorytetowo.

Ograniczenia S24: Wzorzec umowy nie pozwala na niestandardowe zasady podziału zysku, uprzywilejowanie udziałów czy inne szczególne postanowienia umowne - to wymaga formy notarialnej i złożenia wniosku tradycyjną drogą przez PRS. Ponadto zmiany w trybie S24 możliwe są wyłącznie dla spółek zarejestrowanych tą samą drogą, których umowa nie była zmieniana poza systemem S24.

Więcej o kosztach założenia spółki z o.o. przez S24 i u notariusza znajdziesz tutaj.

3. RDF - Repozytorium Dokumentów Finansowych

Adres: dostępny przez zakładkę “RDF - Bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych” w PRS

RDF to moduł, który interesuje przede wszystkim księgowych i zarządy spółek zobowiązanych do publikacji sprawozdań finansowych. Przez ten system można bezpłatnie złożyć sprawozdanie finansowe bezpośrednio do KRS, bez potrzeby wizyty w sądzie. Zgłoszenie musi być podpisane przez co najmniej jedną osobę, której numer PESEL ujawniony jest w KRS jako uprawniona do reprezentowania, prokurent, syndyk lub likwidator (art. 19e ust. 2 ustawy o KRS).

Co ważne - złożone dokumenty są publicznie dostępne. Każdy, kto chce sprawdzić sytuację finansową spółki, może je pobrać bezpłatnie.

Więcej o ewidencji środków trwałych w 2026 roku (JPK_ST_KR) można znaleźć pod tym linkiem.

Praktyczne zastosowanie: Kontrahent przed podpisaniem dużego kontraktu chce sprawdzić kondycję finansową swojego partnera biznesowego. Wyszukuje podmiot w KRS i w kilka sekund ma dostęp do aktualnych sprawozdań finansowych. Żadnych wniosków, żadnych opłat, żadnego czekania.

Co podpisuje się w eKRS?

W systemie eKRS dokumenty i wnioski można podpisywać na trzy sposoby (art. 6944 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego, Dz.U. z 2024 r. poz. 1568 ze zm.):

Najczęściej stosowany w praktyce to podpis zaufany - wyrobienie profilu zaufanego zajmuje kilka minut przez bankowość elektroniczną i nie kosztuje nic.

Nowości eKRS 2025-2026

System eKRS przez ostatnie miesiące przeszedł szereg istotnych zmian:

1 stycznia 2025 r. - nowa klasyfikacja PKD 2025
Wprowadzono nową Polską Klasyfikację Działalności. Podstawę prawną stanowi Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 2024 r. w sprawie Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD), Dz.U. z 2024 r. poz. 1936. Wnioski o rejestrację lub zmianę danych w zakresie PKD składane od 1 stycznia 2025 r. muszą używać kodów PKD 2025.

1 stycznia 2025 r. - obowiązek wskazania adresu do e-Doręczeń
Przedsiębiorcy składający wniosek o wpis do rejestru przedsiębiorców są zobowiązani do wskazania danych niezbędnych do założenia adresu do doręczeń elektronicznych lub wpisania istniejącego adresu e-Doręczeń do bazy adresów elektronicznych.
Jeśli interesują Cię kolejne zmiany digitalizacyjne, zobacz kompleksowy przewodnik po KSeF.

Sierpień 2025 r. - konto podmiotu w PRS
Pojawiła się możliwość założenia konta podmiotu wpisanego do KRS w systemie PRS. Konto to służy do komunikacji z sądem rejestrowym i nie jest obowiązkowe. Zakładając je, można składać wnioski i odbierać korespondencję bezpośrednio z konta spółki, a nie z kont osobistych jej przedstawicieli.

29 listopada 2025 r. - koniec MSiG dla wpisów KRS
Ustawa z dnia 26 września 2025 r. (Dz.U. z 2025 r., poz. 1556) zniosła obowiązek publikowania wpisów do KRS w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Oznacza to oszczędność 100 zł przy każdym wniosku. Zmiana dotyczy wszystkich wniosków złożonych od 29 listopada 2025 r.

Archiwum online - Repozytorium Akt Rejestrowych

Mniej znana, ale bardzo praktyczna funkcja eKRS to Repozytorium Akt Rejestrowych (RAR). Każdy sąd rejestrowy, dokonując wpisu, umieszcza w RAR dokumenty złożone do akt. Oznacza to, że umowę spółki, protokoły zgromadzeń wspólników czy uchwały zarządu można przeglądać online - bez konieczności fizycznej wizyty w sądzie.

Praktyczne zastosowanie: Radca prawny prowadzący due diligence przed przejęciem spółki nie musi już jeździć po sądach w całej Polsce. Znaczna część dokumentów dostępna jest elektronicznie.

Pułapki, o których warto wiedzieć

eKRS to krok naprzód, ale system ma swoje słabości. Na co uważać?

• Awarie systemu - PRS bywa niedostępny, szczególnie w okolicach terminów składania sprawozdań finansowych (maj-czerwiec). Warto nie zostawiać wysyłki na ostatni dzień.

• Brak możliwości cofnięcia błędnego wniosku - złożony wniosek elektroniczny trafia do sądu i nie ma prostego sposobu jego wycofania. Przed kliknięciem “wyślij” sprawdź wszystko dwa razy.

• Ograniczenia wzorca S24 - jeśli spółka ma niestandardowe postanowienia umowne, tryb S24 nie wystarczy. Konieczna jest forma notarialna i zwykła ścieżka przez PRS.

• Odpisy KRS są bezpłatne - wiele firm zewnętrznych pobiera opłaty za odpisy KRS, które są publicznie i bezpłatnie dostępne bezpośrednio przez wyszukiwarkę KRS na ekrs.ms.gov.pl. Nie warto płacić za coś, co jest darmowe.

• Komercyjne rejestry - Ministerstwo Sprawiedliwości ostrzega przed firmami przesyłającymi oferty dokonania wpisu do prowadzonych przez siebie rejestrów. Nie mają one nic wspólnego z KRS, a nieuiszczenie opłaty na ich rzecz nie wywołuje żadnych skutków prawnych.

Jeżeli chcesz dowiedzieć się, jak przygotować się na kontrolę skarbową w 2026 roku, praktyczny przewodnik znajdziesz tutaj.

Cyfryzacja procesów, takich jak obsługa eKRS, to dziś codzienność w pracy księgowej, ale nie musi być ona uciążliwa. Jeśli chcesz zautomatyzować powtarzalne zadania i mieć pewność, że wszystko przebiega sprawnie, warto poznać KsięgoBoty. To inteligentne narzędzie wspiera księgowych w codziennych obowiązkach, dbając o oszczędność czasu i zgodność z przepisami. Możesz przetestować to rozwiązanie podczas 14-dniowego bezpłatnego okresu próbnego - wystarczy zarejestrować się na ksiegoboty.pl.