Faktury w walutach obcych

Wyobraź sobie taką scenę: koniec miesiąca, czas na rozliczenia. Na biurku ląduje faktura od kontrahenta z Niemiec - 10 000 EUR, wystawiona 28 dnia miesiąca. Twój pracownik pyta: „Jaki kurs wpisać do systemu?” I tu zaczyna się przygoda, bo odpowiedź wcale nie jest tak prosta, jak mogłoby się wydawać.

Faktury w walutach obcych to jeden z tych tematów, które w teorii brzmią niewinnie, a w praktyce potrafią skutecznie popsuć popołudnie.

Czy w ogóle wolno wystawić fakturę w walucie obcej?

Zacznijmy od podstaw - tak, można. Polska firma może wystawić fakturę w euro, dolarach czy frankach szwajcarskich. Żaden przepis tego nie zabrania. Jest jednak jedno istotne zastrzeżenie wynikające z art. 106e ust. 11 ustawy o VAT: kwota VAT na fakturze powinna być wyrażona w złotych polskich. Dotyczy to sytuacji, gdy transakcja podlega opodatkowaniu VAT w Polsce. Pozostałe wartości - cena netto, waluta rozliczenia - mogą zostać wyrażone w dowolnej walucie.

Brzmi rozsądnie? Owszem. Ale właśnie tu zaczyna się matematyka.

Wyobraź sobie, że Twoja firma - producent mebli z Poznania - sprzedaje sofę francuskiemu dystrybutorowi za 4 000 EUR netto. Wystawiasz fakturę w euro, ale VAT? VAT przeliczasz na złote według kursu… i tu właśnie zaczyna się pytanie: którego kursu?

Kurs do VAT - reguła i jej wyjątek (art. 31a ustawy o VAT)

Do przeliczenia podstawy opodatkowania i kwoty VAT stosujesz co do zasady kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego (art. 31a ust. 1 ustawy o VAT, Dz.U. 2025 poz. 775 t.j.). Przy rozliczeniach transakcji międzynarodowych zobacz więcej o VAT łańcuchowy i transakcje międzynarodowe.

Obowiązek podatkowy przy sprzedaży towarów i usług powstaje co do zasady z chwilą dostarczenia towaru lub wykonania usługi (art. 19a ust. 1 ustawy o VAT). Więc jeśli sofa wyjechała do Francji w środę 14-go - przeliczenia dokonujesz po kursie z wtorku 13-go.

Jednak przepis przewiduje ważny wyjątek. Gdy faktura jest wystawiona przed powstaniem obowiązku podatkowego, stosujesz kurs z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury - nie dzień obowiązku podatkowego (art. 31a ust. 2 ustawy o VAT). To istotna różnica, którą łatwo przeoczyć przy fakturowaniu zaliczkowym lub fakturowaniu „z wyprzedzeniem”.

Alternatywa - kurs EBC: Zamiast kursu NBP można wybrać kurs Europejskiego Banku Centralnego z ostatniego dnia (uwaga: przepis nie posługuje się słowem “roboczego”) poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego. Waluty inne niż euro przelicza się wówczas z zastosowaniem kursu każdej z nich względem euro (art. 31a ust. 1 ustawy o VAT). Uwaga: 12-miesięczny wymóg konsekwentnego stosowania dotyczy wyłącznie wyboru zasad z art. 31a ust. 2a (kursy jak dla podatku dochodowego) - na podstawie art. 31a ust. 2b ustawy o VAT.

A co z kosztem i przychodem? Tu przepisy rządzą się własną logiką

I tu wielu przedsiębiorców wpada w pułapkę - myślą, że skoro ustalili kurs do VAT, to ten sam kurs stosują do podatku dochodowego. Błąd. Więcej o praktycznych konsekwencjach i różnych rodzajach przychodów znajdziesz w artykule: Przychody zagraniczne a ryczałt 2026.

Do celów PIT i CIT obowiązuje zupełnie inny moment kursu (oparty na przepisach updop / updof):

• dla przychodu - kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu (art. 12 ust. 2 updop; art. 11a ust. 1 updof)

• dla kosztu - kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury lub innego dokumentu (art. 15 ust. 1 zdanie drugie updop; art. 11a ust. 2 updof; art. 22 ust. 6b updof)

Przy czym moment uzyskania przychodu wyznacza art. 12 ust. 3a updop: jest to co nastąpi najwcześniej - dzień wydania towaru / wykonania usługi, dzień wystawienia faktury albo dzień uregulowania należności.

Wróćmy do naszego meblarza. Sofa wyjechała w środę 14-go, faktura została wystawiona tego samego dnia. Przychód powstał 14-go (bo dostawa i faktura w tym samym dniu). Do VAT bierzemy kurs z wtorku 13-go. Do przychodu CIT - również kurs z 13-go. W tym przypadku wyniki się pokrywają.

Ale co, gdy faktura zostaje wystawiona z kilkudniowym opóźnieniem - np. w piątek 16-go? Dostawa nadal była 14-go, więc:

• do VAT: kurs NBP z wtorku 13-go (dzień roboczy przed obowiązkiem podatkowym, który powstał 14-go)

• do przychodu CIT: kurs NBP z wtorku 13-go (bo przychód wg art. 12 ust. 3a updop powstał 14-go - dostawa nastąpiła wcześniej niż wystawienie faktury)

Oba kursy - taki sam dzień. Różnica pojawi się np. przy różnicach kursowych lub przy fakturowaniu zaliczkowym, gdzie logika się rozchodzi.

Wniosek: Dwa różne reżimy prawne (VAT i CIT) mogą w tej samej transakcji wskazać różne kursy - albo zbieżne, albo rozbieżne. Warto to śledzić.

Różnice kursowe - element, którego nie można pomijać (art. 15a updop)

Oto moment, gdzie wiele firm po prostu… się poddaje i stosuje podejście “jakoś to będzie” - z poważnymi konsekwencjami.

Różnice kursowe powstają wtedy, gdy między wyceną przychodu / kosztu a dniem faktycznej zapłaty kurs waluty się zmienia. Zasadniczo przy ustalaniu różnic kursowych stosuje się kurs faktycznie zastosowany (np. kurs transakcyjny banku). Gdy nie jest możliwe jego ustalenie - kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień zapłaty (art. 15a ust. 2, 3 i 4 updop).

Jeśli przychód wyceniłeś przy kursie 4,25 zł/EUR (kurs NBP z dnia poprzedzającego dzień przychodu), a zapłata wpłynęła gdy kurs faktycznie zastosowany przez bank wynosił 4,32 zł - masz dodatnią różnicę kursową, czyli dodatkowy przychód podatkowy.

Praktyczny przykład:

Firma IT z Warszawy świadczy usługi dla klienta z Holandii. Faktura: 8 000 EUR, przychód wyceniony przy kursie 4,30 zł/EUR - wartość przychodu 34 400 zł. Zapłata wpływa dwa tygodnie później, kurs faktycznie zastosowany przez bank: 4,38 zł/EUR - wpływ na konto 35 040 zł.

Różnica: 640 złotych - to przychód podatkowy z tytułu dodatniej różnicy kursowej, który należy wykazać.

I odwrotnie - gdyby kurs spadł do 4,22 zł/EUR, firma wykazuje koszt podatkowy z tytułu ujemnych różnic kursowych.

Co ważne - różnic kursowych nie uwzględniasz w VAT. VAT rozliczyłeś raz, po kursie z art. 31a ustawy o VAT, i na tym koniec. Różnice kursowe to wyłącznie domena podatku dochodowego (art. 15a updop).

Zakup od zagranicznego kontrahenta - perspektywa kosztowa

Teraz zmień perspektywę. Ty jesteś tym, który dostaje fakturę w obcej walucie.

Polska firma produkcyjna kupuje surowce od dostawcy z Czech za 50 000 CZK. Faktura wystawiona przez Czecha 5-go marca. Twój koszt przeliczasz po kursie NBP z 4-go marca (ostatni roboczy przed datą wystawienia faktury - art. 15 ust. 1 zdanie drugie updop).

Jeśli zapłacisz 10-go marca, a kurs CZK będzie wyższy niż w dniu wystawienia faktury - poniesiesz ujemną różnicę kursową (faktyczna kwota zapłaty w PLN wyższa niż wycena kosztu). Ta różnica to Twój dodatkowy koszt podatkowy.

Jeśli kurs spadnie - zarabiasz na różnicy kursowej i wykazujesz przychód podatkowy.

Prowadzenie ewidencji tych zdarzeń ręcznie, bez porządnego systemu, to przepis na chaos przy zamknięciu roku.

Trzy błędy, które pojawiają się najczęściej

• Błąd pierwszy: stosowanie kursu z dnia wystawienia faktury do VAT w każdym przypadku. Zasadą jest kurs z dnia roboczego poprzedzającego obowiązek podatkowy (art. 31a ust. 1). Kurs z dnia wystawienia faktury stosuje się TYLKO wtedy, gdy faktura jest wystawiona PRZED obowiązkiem podatkowym (art. 31a ust. 2). Mylenie tych dwóch sytuacji to jeden z najczęstszych błędów. Zobacz procedurę i praktyczne rozwiązania: Faktura z błędną stawką VAT w KSeF - jak skorygować?

• Błąd drugi: ignorowanie różnic kursowych. Zdarza się, że firmy przez lata transakcji walutowych nie wykazują ani jednej różnicy kursowej. Trudno uwierzyć, że żadna nie wystąpiła - przy regularnych płatnościach zagranicznych jest to praktycznie niemożliwe.

• Błąd trzeci: mieszanie kursów bez systemu. Raz NBP, raz „kurs z systemu bankowego”, raz „ten z internetu”. Prawo dopuszcza kurs NBP albo EBC (w VAT) i wymaga konsekwencji w wyborze. Przy różnicach kursowych stosuje się kurs faktycznie zastosowany, a gdy niemożliwy do ustalenia - NBP z dnia poprzedzającego zapłatę. Dowolne przełączanie między metodami to prosta droga do kwestionowania rozliczeń przez urząd skarbowy.

Podsumowanie - mapa kursów w jednym miejscu

Na koniec - co realnie ułatwia pracę

Rzetelna dokumentacja stosowanych kursów to najprostsza forma zabezpieczenia na wypadek kontroli. Precyzyjny zapis - „kurs NBP z 13.05.2026 r. - dzień poprzedzający dostawę nr WZ/456" - eliminuje wątpliwości interpretacyjne i skraca czas weryfikacji do minimum. 

Więcej o zabezpieczeniu jakości w pracy biura rachunkowego przeczytasz w: Weryfikacja faktur w biurze rachunkowym.

Jeśli chcesz uprościć rozliczenia walutowe i mieć pewność prawidłowości przeliczania kursów czy rozliczeń w różnych podatkach, wypróbuj Księgoboty. To rozwiązanie, które wspiera księgowych w codziennej pracy i automatyzuje powtarzalne, żmudne procesy. Możesz zarejestrować się i testować bezpłatnie przez 14 dni na ksiegoboty.pl.