OSS i IOSS

Od 1 lipca 2021 r. obowiązuje rozszerzona forma procedury MOSS pod nazwą One Stop Shop (OSS) oraz Import One Stop Shop (IOSS).

Cel systemu OSS to zastąpienie wielokrotnej rejestracji VAT w poszczególnych państwach członkowskich UE pojedynczą rejestracją w państwie identyfikacji. Podatnik rejestruje się raz, składa jedną deklarację (kwartalną w OSS lub miesięczną w IOSS) i dokonuje jednej płatności - administracja podatkowa dystrybuuje środki do państw konsumpcji.

Podstawa prawna:

• Polska: ustawa z dnia 20 maja 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2021 poz. 1163)

• UE: Dyrektywa Rady (UE) 2017/2455 (Dz. Urz. UE L348/7) oraz Dyrektywa Rady (UE) 2019/1995 (Dz. Urz. UE L 310/1)

Trzy odrębne procedury

Procedura UNIJNA (Union OSS)

Dla kogo: Podatnicy posiadający siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności w co najmniej jednym państwie UE.

Co obejmuje:

• Usługi świadczone na rzecz konsumentów (B2C) w państwach UE, w których podatnik nie posiada siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności - wyłącznie transakcje cross-border, nie sprzedaż krajowa.

• Wewnątrzwspólnotowa sprzedaż towarów na odległość (WSTO) - dostawa towarów do konsumentów z jednego państwa UE do drugiego.

• Dostawy krajowe towarów realizowane za pośrednictwem interfejsów elektronicznych (platform) w określonych przypadkach, gdy dostawca bazowy pochodzi spoza UE (mechanizm deemed supplier).

Uwaga: WSTO obejmuje również towary akcyzowe (alkohol, wyroby tytoniowe) - w odróżnieniu od procedury IOSS.

Zgłoszenie rejestracyjne: formularz VIU-R
Deklaracja: kwartalna VIU-DO

Przykład: Polska firma e-commerce sprzedaje odzież do konsumentów w Niemczech i Francji. Jej łączna sprzedaż do UE wynosi 45 000 EUR rocznie (powyżej progu 10 000 EUR). Zamiast rejestrować się oddzielnie do VAT w Niemczech i Francji, rejestruje się w OSS unijnym w Polsce, składa jedną deklarację kwartalną i płaci łączny VAT - Drugi US Warszawa-Śródmieście przekazuje odpowiednie kwoty do DE i FR. Warto przy tej okazji sprawdzić, jak w praktyce wyglądają rozliczenia podatkowe przy sprzedaży do zagranicznych klientów.

Procedura NIEUNIJNA (Non-Union OSS)

Dla kogo: Podatnicy nieposiadający siedziby ani żadnego stałego miejsca prowadzenia działalności na terytorium UE (np. przedsiębiorcy z USA, Wielkiej Brytanii po Brexicie, Azji).

• Co obejmuje:
  Wyłącznie usługi świadczone na rzecz konsumentów (B2C) na terytorium UE. Procedura nieunijna nie obejmuje sprzedaży towarów.

Zgłoszenie rejestracyjne: formularz VIN-R
Deklaracja: kwartalna VIN-DO

Przykład: Firma z USA świadczy usługi dostępu do platformy streamingowej (usługa elektroniczna B2C) na rzecz konsumentów w Polsce, Niemczech i Włoszech. Rejestruje się do procedury nieunijnej OSS w Polsce (jako wybranym państwie identyfikacji). Składa kwartalną deklarację VIN-DO i płaci VAT w EUR na rachunek polskiego urzędu skarbowego, który dystrybuuje środki do odpowiednich państw.

Procedura IMPORTU (IOSS - Import One Stop Shop)

Dla kogo: Podatnicy prowadzący sprzedaż na odległość towarów importowanych z państw trzecich, dostarczanych bezpośrednio konsumentom w UE.

Warunki kwalifikacji - łącznie:

1. Towary są wysyłane spoza UE w momencie ich sprzedaży.

2. Wartość przesyłki nie przekracza 150 EUR.

3. Towary nie podlegają akcyzie - wyroby alkoholowe i tytoniowe są wyłączone z IOSS (w odróżnieniu od WSTO w procedurze unijnej).

Pośrednik w IOSS: Podatnicy niemający siedziby w UE muszą co do zasady działać przez pośrednika zarejestrowanego w UE.

Zgłoszenie rejestracyjne: formularz VII-R (podatnik) lub VII-RP (pośrednik)
Deklaracja: miesięczna VII-DO - do końca miesiąca następującego po każdym miesiącu

Przykład: Sklep internetowy z Chin sprzedaje elektronikę (słuchawki za 89 EUR) polskiemu konsumentowi. Przesyłka kwalifikuje się do IOSS (wartość poniżej 150 EUR, towar nie jest akcyzowy). Sklep zarejestrowany w IOSS (przez pośrednika w UE) pobiera od konsumenta VAT wg polskiej stawki już w momencie sprzedaży. Przesyłka przechodzi przez granicę bez dodatkowego poboru VAT przez służby celne. Pośrednik raportuje transakcję w miesięcznej deklaracji VII-DO.

Próg 10 000 EUR - mechanizm i konsekwencje

Czego dotyczy próg

Limit 10 000 EUR (bez VAT) stosuje się do sumy łącznej za bieżący oraz poprzedni rok podatkowy, obejmującej:

• wartość WSTO (wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość) do wszystkich państw UE,

• wartość usług TBE (telekomunikacyjnych, nadawczych, elektronicznych) świadczonych na rzecz konsumentów z innych państw UE.

Dla celów orientacyjnych przyjmuje się równowartość ok. 42 000 zł, jednak kwota 42 000 zł jest jedynie orientacyjna - zależy od kursu EUR. Wiążącą kwotą jest zawsze 10 000 EUR.

Konsekwencje przekroczenia progu

Sprzedaż poniżej progu: VAT rozliczany jak sprzedaż krajowa (w Polsce) lub możliwość dobrowolnej rejestracji w OSS.

Sprzedaż powyżej progu: Obowiązek rozliczenia VAT wg stawek państw konsumentów - przez OSS lub lokalną rejestrację.

Ważne: Dobrowolna decyzja o rozliczaniu VAT wg stawek państwa konsumpcji (przed przekroczeniem progu) wiąże podatnika przez 2 kolejne lata kalendarzowe.

Usługi inne niż TBE - brak progu

Dla usług B2C innych niż TBE (np. usługi architektoniczne, hotelowe, transportowe), których miejsce opodatkowania jest w innym państwie UE - próg 10 000 EUR nie ma zastosowania. Od pierwszej transakcji obowiązuje opodatkowanie w państwie konsumenta, a OSS jest narzędziem do obsługi tego rozliczenia.

Zasada całościowego stosowania OSS

Uczestnictwo w procedurze OSS jest dobrowolne. Jednak po podjęciu decyzji o rejestracji - procedura musi obejmować wszystkie kwalifikujące się transakcje na rzecz konsumentów we wszystkich państwach UE. Selektywne stosowanie OSS (np. tylko do sprzedaży do Niemiec, z pominięciem Francji) jest wykluczone.

Rejestracja w Polsce

Wszystkie zgłoszenia składa się do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście - który jest wyłącznym organem właściwym w sprawach OSS w Polsce. Od 1 lutego 2025 r. formularz VIU-R można składać za pośrednictwem e-Urzędu Skarbowego (eUS), co stanowi uproszczenie względem wcześniejszej formy wyłącznie przez e-Deklaracje.

Zestawienie formularzy:

• Unijna (OSS): Rejestracja VIU-R | Deklaracja VIU-DO (kwartalna) | Korekta VCU-DK

• Nieunijna (OSS): Rejestracja VIN-R | Deklaracja VIN-DO (kwartalna) | Korekta VCN-DK

• Importu (IOSS) - podatnik: Rejestracja VII-R | Deklaracja VII-DO (miesięczna) | Korekta VCI-DK

• Importu (IOSS) - pośrednik: Rejestracja VII-RP | Deklaracja VII-DO (miesięczna) | Korekta VCI-DK

Deklaracje i terminy

OSS (procedura unijna i nieunijna)

Okres rozliczeniowy: kwartał

Termin złożenia deklaracji: do końca miesiąca następującego po kwartale

Deklaracja zerowa: obowiązuje nawet przy braku sprzedaży w danym kwartale

Uwaga: Bramka OSS działa 24h/7 dni. W kwestii terminów przypadających w soboty lub dni wolne należy każdorazowo weryfikować aktualne komunikaty Ministerstwa Finansów na podatki.gov.pl - reguły mogą różnić się od krajowych zasad przesunięcia terminów. Termin płatności przesuwa się na następny dzień roboczy.

IOSS (procedura importu)

Okres rozliczeniowy: miesiąc

Termin złożenia deklaracji: do końca miesiąca następującego po miesiącu

Deklaracja zerowa: obowiązuje nawet przy braku sprzedaży w danym miesiącu

Kwoty w deklaracji wyrażane są w EUR - podaje się dokładną kwotę VAT bez zaokrągleń.

Płatność podatku VAT

Płatność wynikająca z deklaracji OSS i IOSS realizowana jest wyłącznie w EUR na dedykowany rachunek bankowy: Drugi Urząd Skarbowy Warszawa-Śródmieście: 84 1010 1010 0165 9315 1697 8000
Dla płatności z zagranicy (IBAN + BIC): PL84 1010 1010 0165 9315 1697 8000 | BIC: NBPLPLPW

Uwaga krytyczna: Płatność na mikrorachunek podatkowy jest nieprawidłowa - środki wpłacone na mikrorachunek nie zostaną przekazane do państwa członkowskiego konsumpcji.

UNR - Unikalny Numer Referencyjny

Po złożeniu deklaracji podatnik otrzymuje UNR (Unique Reference Number). W tytule przelewu należy wpisać wyłącznie i tylko UNR - żadnych dodatkowych opisów. Płatności z błędnym lub brakującym UNR mogą zostać odrzucone i zwrócone.

Format UNR: - Procedura unijna: PL/PLXXXXXXX/Q1.2026 - Procedura nieunijna: PL/EUXXXXXXX/Q1.2026 - Procedura importu: PL/IMXXXXXXX/01.2026

Korekty deklaracji

Korekty deklaracji OSS/IOSS co do zasady składa się za pośrednictwem państwa członkowskiego identyfikacji w kolejnej deklaracji bieżącej. Czas na korektę wynosi 3 lata od dnia upływu terminu złożenia pierwotnej deklaracji.

Korekty składane bezpośrednio do Polski

Od 1 lipca 2023 r. korekty mogą być składane bezpośrednio do Polski jako państwa członkowskiego konsumpcji, gdy zachodzi jeden z poniższych warunków:

• Upłynął okres 3 lat od terminu złożenia pierwotnej deklaracji.

• Podatnik zaprzestał korzystania z procedury szczególnej.

• Podatnik został wykluczony z procedury szczególnej.

• Nastąpiła zmiana państwa członkowskiego identyfikacji.

Formularz korekty wysyłany jest mailowo na adres: oss.direct.us.107136@mf.gov.pl, z tytułem wiadomości: OSS/kod kraju/numer VAT w procedurze/okres korygowany. Warto mieć na uwadze, jak prawidłowo przeprowadzać korekty VAT przy transakcjach transgranicznych, aby uniknąć niepotrzebnych komplikacji.

Ewidencja transakcji

Podatnik zarejestrowany w OSS lub IOSS ma obowiązek prowadzenia szczegółowej ewidencji wszystkich transakcji objętych procedurą. Ewidencja musi być przechowywana przez 10 lat od zakończenia roku, w którym dokonano transakcji.

Ewidencja musi zawierać co najmniej:

• Państwo członkowskie konsumpcji

• Rodzaj i opis towarów lub usług

• Datę transakcji

• Podstawę opodatkowania (z walutą) i wszelkie korekty do podstawy

• Zastosowaną stawkę VAT i kwotę należnego VAT (z walutą)

• Datę i kwotę otrzymanych płatności (w tym zaliczek)

• Informacje o wystawionej fakturze (jeśli wystawiono)

• Dane pozwalające określić miejsce opodatkowania - Dowody dotyczące zwrotów towarów

W przypadku IOSS ewidencja obejmuje dodatkowo: numer zamówienia lub niepowtarzalny numer transakcji oraz niepowtarzalny numer przesyłki. Rzetelne prowadzenie dokumentacji to podstawa, zwłaszcza gdy w perspektywie pojawia się kontrola skarbowa w 2026 roku.

OSS a podatnik zwolniony podmiotowo z VAT w Polsce

Przekroczenie limitu 10 000 EUR ze sprzedaży do konsumentów w UE nie wpływa na status podatnika VAT w Polsce. Podatnik może nadal korzystać ze zwolnienia podmiotowego, dopóki jego krajowa sprzedaż nie przekroczy limitu krajowego (240 000 zł od 1 stycznia 2026 r.).

Do limitu zwolnienia podmiotowego w Polsce wlicza się wyłącznie polską sprzedaż krajową - nie wlicza się WSTO do innych państw UE. Aby skorzystać z OSS w Polsce, wystarczy być zarejestrowanym jako podatnik VAT czynny lub zwolniony. W tym kontekście warto również zweryfikować, jak dokładnie obliczany jest limit zwolnienia podmiotowego z VAT w 2026 roku.

Rozliczanie transakcji zagranicznych, pilnowanie limitów sprzedaży i prawidłowe raportowanie w ramach OSS czy IOSS to zadania wymagające dużej precyzji, ale nie muszą pochłaniać wielu godzin pracy. Księgoboty wspierają księgowych w automatyzacji powtarzalnych procesów, dbając o zgodność z przepisami i minimalizując ryzyko błędów. Możesz przetestować to rozwiązanie przez 14 dni za darmo - wystarczy rejestracja na stronie ksiegoboty.pl.