Kasa fiskalna 2026

Czym jest kasa fiskalna i kogo dotyczy?

Kasa fiskalna (oficjalnie: kasa rejestrująca) to urządzenie lub oprogramowanie służące do ewidencji sprzedaży i wystawiania paragonów. Obowiązek jej posiadania wynika z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT i dotyczy przedsiębiorców sprzedających towary lub usługi osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej oraz rolnikom ryczałtowym.

Ważne: jeśli sprzedajesz wyłącznie innym firmom (B2B) i dokumentujesz to fakturami - kasy fiskalnej co do zasady nie potrzebujesz.

Rodzaje kas - którą wybrać?

Dziś obowiązującym standardem rynkowym jest kasa online - automatycznie i w sposób ciągły przesyła dane sprzedaży do Centralnego Repozytorium Kas (CRK). Paragon możesz wydać papierowo lub za zgodą kupującego - elektronicznie (e-paragon). Nie musisz drukować raportów dobowych ani przechowywać kopii paragonów.

Dla wybranych branż dostępna jest też kasa wirtualna - aplikacja na komputer, tablet lub smartfon. Działa identycznie jak kasa online (dane trafiają do CRK), ale wymaga miesięcznego abonamentu.

Starsze typy kas (z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii) są już wycofane z rynku - jeśli taką posiadasz, możesz jej używać wyłącznie do wyeksploatowania pamięci fiskalnej, bez możliwości jej wymiany.

Kiedy nie musisz mieć kasy - zwolnienia

Zwolnienie podmiotowe (limit obrotów)

Jeśli Twój roczny obrót ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych nie przekroczył

20 000 zł - możesz korzystać ze zwolnienia. Zasady obowiązują do 31 grudnia 2027 r. na podstawie Rozporządzenia Ministra Finansów z 17 grudnia 2024 r. (Dz.U. 2024 poz. 1902), zmienionego Rozporządzeniem Ministra Finansów i Gospodarki z 27 marca 2026 r. (Dz.U. 2026 poz. 420).

Jak liczyć limit?

Dla podatnika VAT czynnego: wartość sprzedaży netto (bez należnego VAT).

Dla nowego przedsiębiorcy: limit wyliczasz proporcjonalnie do okresu działalności w danym roku.

Przykład: Pan Marek otworzył sklep z rękodzielnictwem 1 kwietnia 2026 r. Proporcjonalny limit wynosi: 20 000 zł x (275 dni / 365 dni) = ok. 15 068 zł.

Kiedy tracisz zwolnienie? Wygasa po upływie 2 miesięcy następujących po miesiącu, w którym przekroczyłeś limit.

Przykład: Pani Kasia przekroczyła limit 18 maja 2026 r. - od 1 sierpnia 2026 r. musi ewidencjonować sprzedaż na kasie.

Zwolnienie podmiotowo-przedmiotowe

Jeśli ponad 80% Twojego obrotu pochodzi ze sprzedaży usług lub towarów objętych zwolnieniem przedmiotowym (wymienionych w załączniku do rozporządzenia, poz. 1-59) - możesz korzystać ze zwolnienia niezależnie od kwoty obrotu. Warunek musi być spełniony w każdym roku podatkowym.

Przykład: Firma ubezpieczeniowa świadczy usługi ubezpieczeniowe na rzecz osób prywatnych w 88% obrotu. Dopóki udział sprzedaży zwolnionej przekracza 80% - kasy nie instaluje.

Obowiązek “od pierwszej złotówki” - tu żadne zwolnienie nie działa

Niektóre towary i usługi są bezwzględnie objęte obowiązkiem ewidencji niezależnie od kwoty obrotu.

Towary (§ 4 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia): gaz płynny, wyroby tytoniowe, alkohol, perfumy i wody toaletowe, paliwa silnikowe, wyroby z metali szlachetnych, komputery i elektronika, sprzęt fotograficzny, nośniki danych, węgiel i paliwa stałe, wyroby przeznaczone do palenia lub wdychania bez spalania (CN 2404 i 8543 40 00), towary z automatów vendingowych zasilanych elektrycznie.

Usługi (§ 4 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia): przewóz osób taksówkami, naprawa pojazdów silnikowych i motorowerów, doradztwo podatkowe, gastronomia stacjonarna i sezonowa, fryzjerstwo, kosmetyka i kosmetologia, usługi parkingowe - od 1 kwietnia 2026 r. (z wyjątkami opisanymi niżej).

Przykład: Pani Anna otwiera salon kosmetyczny. Choć obrót wynosi 500 zł miesięcznie - musi od razu zainstalować kasę. Limit 20 000 zł jej nie dotyczy.

Kto musi mieć kasę ONLINE?

Pewne branże muszą stosować wyłącznie kasy online (art. 145b ustawy o VAT):

• naprawa pojazdów silnikowych i motorowerów (w tym wymiana opon),

• sprzedaż paliw: benzyna, olej napędowy, gaz do napędu silników,

• gastronomia stacjonarna i sezonowa oraz krótkotrwałe zakwaterowanie,

• sprzedaż węgla i podobnych paliw stałych,

• fryzjerstwo,

• kosmetyka i kosmetologia,

• budownictwo,

• usługi lekarzy i dentystów,

• usługi prawnicze,

• obiekty poprawy kondycji fizycznej (siłownie, fitness - wyłącznie wstęp).

Jeśli prowadzisz jedną z tych działalności, zakup starszego typu kasy to błąd - musisz mieć online.

Kasy wirtualne - dla kogo?

Kasa wirtualna to opcja dla określonych branż. Możesz z niej skorzystać m.in. jeśli świadczysz:

• usługi transportu osób (taksówki, wynajem auta z kierowcą, przeprowadzki, transport zbiorowy),

• usługi hotelowe i zakwaterowania (PKWiU 55),

• usługi gastronomiczne i cateringowe (PKWiU 56),

• sprzedaż węgla i paliw stałych do celów opałowych,

• usługi myjni samochodowych,

• działalność OSP lub kół gospodyń wiejskich.

Od 1 kwietnia 2026 r. katalog rozszerzono o bezobsługowe automaty vendingowe zasilane elektrycznie oraz usługi parkowania samochodów oferowane przez aplikacje mobilne lub internet.

Ulga na zakup kasy - 700 zł w kieszeni

Przy zakupie kasy online przysługuje ulga w wysokości 90% ceny netto, maksymalnie 700 zł (art. 111 ust. 4 ustawy o VAT). Przysługuje każdemu przedsiębiorcy rozpoczynającemu ewidencję - zarówno czynnemu podatnikowi VAT, jak i zwolnionemu. Warunek: kasa musi być kupiona i użytkowana w ciągu 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia ewidencji.

Jeśli kasa kosztowała 850 zł netto - ulga wynosi 700 zł (90% z 850 zł = 765 zł, ale limit to 700 zł).

Uwaga - kiedy musisz zwrócić ulgę? W ciągu 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencji, jeśli:

zamkniesz firmę lub zostanie ogłoszona upadłość,

sprzedasz przedsiębiorstwo, a nowy właściciel nie będzie sprzedawał osobom fizycznym,

nie przeprowadzisz obowiązkowego przeglądu kasy co 2 lata,

bez zgody naczelnika US trwale utracisz połączenie kasy z CRK.

Podstawowe obowiązki posiadacza kasy

• Paragon - zawsze: z każdej sprzedaży masz obowiązek wystawić paragon i przekazać go kupującemu.

• Przegląd techniczny: co najmniej raz na 2 lata. Za brak przeglądu grozi kara 300 zł i obowiązek zwrotu ulgi.

• Pracownicy: przed dopuszczeniem do kasy każda osoba musi złożyć pisemne oświadczenie o zapoznaniu się z zasadami ewidencji.

• Terminal płatniczy: od 1 stycznia 2022 r. obowiązkowo w każdym miejscu prowadzenia działalności.

Zmiany w 2026 r.

Nowe zwolnienia od 31 marca 2026 r. (Dz.U. 2026 poz. 420)

1. Parkingi spółdzielni i wspólnot mieszkaniowych (poz. 38 załącznika)

Ze zwolnienia korzystają usługi parkingowe świadczone przez spółdzielnie mieszkaniowe na rzecz członków lub właścicieli lokali oraz przez wspólnoty mieszkaniowe na rzecz właścicieli lokali, a także na rzecz najemców lokali mieszkalnych.

2. Automaty vendingowe bez zasilania elektrycznego (poz. 59 załącznika)

Zwolniona jest dostawa towarów przy użyciu urządzeń bezobsługowych, które przyjmują należność w bilonie i wydają towar mechanicznie bez użycia prądu (np. klasyczny automat z piłeczkami działający na zasadzie: wrzut monety - wydaj towar).

Nowy obowiązek od 1 kwietnia 2026 r.

Usługi parkingu samochodów co do zasady muszą być ewidencjonowane na kasie fiskalnej - z wyjątkiem parkingów dla pracowników oraz spółdzielni/wspólnot wymienionych wyżej. Wynajem miejsc postojowych na podstawie długoterminowych umów najmu (PKWiU 68.20.12) nie jest usługą parkingową w rozumieniu tego przepisu i może korzystać ze zwolnienia na zasadach ogólnych.

Kasa fiskalna a KSeF - co zmienia się od 2027 r.?

Co zmienia się od 1 sierpnia 2026 r. - KSeF dla posiadaczy kas fiskalnych 

Od 1 sierpnia 2026 r. obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF (art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT) objęci są wszyscy pozostali czynni podatnicy VAT - w tym mali i średni przedsiębiorcy prowadzący sprzedaż przy użyciu kas fiskalnych (restauracje, warsztaty, fryzjerzy, kosmetyczki itp.). 

Okres przejściowy - do 31 grudnia 2026 r. 

Podatnicy objęci KSeF od 1 sierpnia 2026 r. mogą do końca roku wystawiać faktury papierowe lub elektroniczne jeszcze przy użyciu kasy fiskalnej (art. 145n ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT). Faktury wystawione w tym trybie ujmuje się w ewidencji VAT w okresie, w którym zostały wystawione. 

Dodatkowe ułatwienie: jeśli łączna wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami wystawionymi poza KSeF nie przekroczyła w danym miesiącu 10 000 zł brutto, faktury mogą być wystawiane poza systemem (art. 145m ustawy o VAT). Po przekroczeniu tego limitu każda kolejna faktura w danym miesiącu musi być wystawiona w KSeF. 

To ważna zmiana, którą warto znać z wyprzedzeniem.

Do 31 grudnia 2026 r. - faktury wystawiane przy użyciu kasy fiskalnej (dla firm) są wyłączone z obowiązku KSeF (art. 145n ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT). Paragony z NIP nabywcy do kwoty 450 zł są nadal uznawane za faktury uproszczone i nie podlegają KSeF.

Już od 1 kwietnia 2026 r. - jeśli nabywca zażąda faktury do paragonu z NIP powyżej 450 zł, taka faktura musi zostać wystawiona w KSeF. Faktura papierowa lub elektroniczna poza systemem nie wystarczy.

Od 1 stycznia 2027 r.:

wystawianie faktur przy użyciu kasy fiskalnej dla firm stanie się niemożliwe,

paragony z NIP nabywcy nie będą już uznawane za faktury,

każda faktura dla firmy musi zostać wystawiona w KSeF,

wyjątek: faktury dla konsumentów (osób fizycznych) nadal nie muszą trafiać do KSeF.

Przykład: Sklep RTV sprzedaje telewizor firmie X. Do końca 2026 r. - można wydrukować fakturę z kasy (poza KSeF). Od 1 kwietnia 2026 r. - jeśli paragon miał NIP i wartość powyżej 450 zł, faktura musi być już w KSeF. Od 2027 r. - paragon z NIP to tylko paragon, a faktura wyłącznie w KSeF.

Warto już teraz przygotować się na tę zmianę proceduralnie.

Jeśli chcesz mieć pewność, że Twoja dokumentacja i procesy związane z kasą fiskalną oraz KSeF są zawsze zgodne z przepisami, przetestuj Księgoboty przez 14 dni bezpłatnie - zarejestruj się na ksiegoboty.pl i zobacz, jak to ułatwia codzienną pracę biura rachunkowego.